経理担当者が急に退職したり、長期休職したりしたときに、初めて経理の属人化に気付く会社は少なくありません。
「支払いの手順が分からない」
「請求書や領収書がどこに保存されているか分からない」
「月次決算の進め方を説明できる人がいない」
このような状態になると、経理担当者だけでなく、経営者や他の社員にも影響が出ます。
中小企業では、経理担当者が1人または少人数であることも多く、日々の業務を回すだけで手いっぱいになりがちです。その結果、いつの間にか「その人しか分からない仕事」が増えていきます。
経理の属人化は、担当者個人の問題ではありません。
多くの場合、原因は会社の仕組みにあります。
担当者が真面目で責任感が強いほど、「自分がやった方が早い」「人に説明するより自分で処理した方が確実」と考え、業務を抱え込んでしまうことがあります。短期的には効率よく見えても、長期的には会社にとって大きなリスクになります。
この記事では、経理の属人化とは何か、なぜ中小企業で起こりやすいのか、どのような順番で解消していくべきかを整理します。
本記事では、まず自社の状況を把握し、どこから改善すべきかを判断できる方法を解説します。
経理の属人化とは
経理の属人化とは、特定の担当者しか業務内容や進め方を把握しておらず、その人がいないと業務が止まってしまう状態を指します。
たとえば、次のような状態です。
- 支払業務の流れを一人しか知らない
- 月次決算の進め方を説明できる人が限られている
- 会計ソフトやクラウドツールの設定が担当者任せになっている
- 資料や証憑の保存場所が共有されていない
- 業務マニュアルがなく、口頭でしか引き継げない
- 経営者が経理業務の進捗を把握できていない
属人化しているかどうかは、「担当者が優秀かどうか」では判断できません。
むしろ、優秀な担当者が長く業務を支えている会社ほど、周囲がその人に頼りきりになり、属人化が進んでいるケースがあります。
大切なのは、担当者が変わっても経理業務を継続できる状態になっているかどうかです。
経理の属人化が中小企業で起こりやすい理由
中小企業では、経理の属人化が起こりやすい構造があります。
これは、担当者の能力不足や管理不足だけが原因ではありません。会社の規模、人員体制、業務量、過去からの運用方法が重なって起こることが多いです。
経理担当者が少ない
中小企業では、経理専任者が1人だけ、または総務や労務と兼任しているケースもあります。
少人数で業務を回していると、自然と一人の担当者が幅広い業務を抱えることになります。請求書発行、支払業務、経費精算、給与計算、月次決算などを一人で担当している場合、業務の流れや判断基準がその担当者の中に蓄積されやすくなります。
人員が限られていること自体は、中小企業では珍しいことではありません。
問題は、少人数であるにもかかわらず、業務の共有や見える化が後回しになることです。
日々の業務が優先され、仕組みづくりが後回しになる
経理には毎月の締め切りがあります。
請求、支払い、給与、月次処理など、遅らせにくい業務が多いため、どうしても目の前の処理が優先されます。
その結果、
「マニュアルは落ち着いたら作ろう」
「ファイル整理は後でやろう」
「引き継ぎ資料は必要になったときに考えよう」
という状態が続きやすくなります。
しかし、仕組みづくりを後回しにしている間にも、担当者しか分からない業務は少しずつ増えていきます。
合わせて読みたい：経理代行への引き継ぎで失敗する5つの原因と対策
長年同じやり方を続けている
経理業務は、過去からの運用が残りやすい業務です。
以前から使っているExcel、担当者独自の管理表、昔からのファイル名、口頭で受け継がれてきた確認方法などが、そのまま続いている会社もあります。
長く続いている運用は、一見すると安定しているように見えます。
しかし、その運用の理由を説明できる人がいない場合、実際には属人化が進んでいる可能性があります。
「昔からこうしているから」という理由だけで続いている業務は、一度見直す価値があります。
担当者の責任感が強い
経理担当者が責任感を持って業務に取り組むことは、会社にとって非常に大切です。
ただし、責任感が強い担当者ほど、業務を自分で抱え込みやすい面もあります。
「自分が確認しないと不安」
「他の人に任せるとかえって時間がかかる」
「忙しいので説明する余裕がない」
こうした状態が続くと、担当者の負担が増えるだけでなく、会社としても業務を共有できない状態になります。
属人化を解消するには、担当者を責めるのではなく、担当者が一人で抱え込まなくてもよい仕組みを作ることが必要です。
属人化を放置すると何が問題になるのか
経理の属人化は、普段は大きな問題として見えにくいものです。
担当者が通常どおり勤務していて、毎月の業務も問題なく進んでいる場合、「今のままで大丈夫」と感じるかもしれません。
しかし、属人化はトラブルが起きたときに一気に表面化します。
たとえば、担当者の退職、休職、急な欠勤、業務量の増加、システム変更などが起きたときです。
ここで親記事として押さえておきたいのは、属人化には次のようなリスクがあるという全体像です。
- 業務が止まる
- 引き継ぎに時間がかかる
- ミスや漏れを発見しにくくなる
- 経営者が数字を把握しにくくなる
- 不正や不適切な処理に気付きにくくなる
それぞれのトラブルを詳しく知りたい場合は、次の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：経理の属人化はなぜ危ない？会社に起こるトラブル
自社は大丈夫？属人化チェックリスト
属人化を解消する前に、まずは自社の状態を確認することが大切です。
次の項目に当てはまるものが多いほど、経理業務が特定の担当者に依存している可能性があります。
- 経理担当者が休むと処理が進まない業務がある
- 業務の流れを説明できる人が一人しかいない
- 月次決算の進捗を担当者以外が把握していない
- 経理資料の保存場所が担当者任せになっている
- 重要なIDやパスワードの管理方法が共有されていない
- 経理業務のマニュアルがない
- 退職や休職が発生した場合の引き継ぎ手順が決まっていない
- チェックや承認の流れが曖昧になっている
- 業務改善について定期的に話し合う機会がない
- 「昔からこのやり方だから」という理由で続いている業務がある
チェックが1つでもある場合、すぐに大きな問題が起きるとは限りません。
ただし、複数当てはまる場合は、属人化が進んでいる可能性があります。
大切なのは、問題が起きてから慌てて対応するのではなく、今のうちに「どこに依存があるのか」を把握することです。
属人化対策で最初に考えるべきこと
属人化対策というと、すぐにマニュアル作成やクラウド会計の導入を思い浮かべるかもしれません。
しかし、最初に行うべきことは、具体策を選ぶことではありません。
まず考えるべきなのは、次の3つです。
1つ目は、どの業務が特定の担当者に依存しているか。
2つ目は、その業務が止まったときに会社へどの程度影響があるか。
3つ目は、どこから改善すれば現場に負担をかけずに進められるか。
この順番で考えることで、自社に合った対策を選びやすくなります。
属人化対策は、すべての業務を一度に変える必要はありません。
むしろ、いきなり大きく変えようとすると、現場の負担が増え、改善が続かなくなることがあります。
最初は、止まると困る業務から優先して見直すことが現実的です。
たとえば、支払い、請求、給与、月次決算など、会社運営への影響が大きい業務から確認していくとよいでしょう。
次回は、経理の属人化を解消するための5つの考え方を整理します。
具体的な手順ではなく、親記事として「どの対策をどのような目的で選ぶべきか」を判断できる形で解説します。
経理の属人化を解消する5つの考え方
属人化を解消する方法は一つではありません。
会社の規模や業務内容、現在の経理体制によって優先すべき取り組みは異なります。
そのため、「何が一番効果的か」を探すよりも、「自社では何が原因で属人化しているのか」を整理することが重要です。
ここでは、多くの中小企業に共通する5つの考え方をご紹介します。
1. 担当者ではなく「仕組み」で業務を回す
属人化している会社では、
「〇〇さんしか分からない」
という状態が当たり前になっていることがあります。
一方、属人化しにくい会社では、
「誰が担当しても同じ品質で業務を進められる」
という仕組みづくりを重視しています。
重要なのは、担当者を替えることではありません。
担当者が変わっても業務を継続できる体制を作ることです。
業務を見える化し、引き継ぎやすい状態を作る具体的な方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい経理の引き継ぎを楽にする3つの改善策
2. 情報を共有できる状態を作る
経理業務は、情報を正しく管理し、必要な人が必要なタイミングで確認できることが重要です。
担当者だけが情報を把握している状態では、担当者が不在になった際に業務が滞る原因になります。
情報共有の目的は、「全員が自由に見られるようにすること」ではありません。
必要な情報へ適切にアクセスできる仕組みを整えることです。
情報共有の方法や証憑管理の考え方については、こちらの記事をご覧ください。
合わせて読みたい証憑の保管ルールを統一化！紙・PDF・メールの整理方法
3. 一人で完結する業務を減らす
担当者一人だけで判断・確認・処理まで完結する業務が多いほど、属人化は進みやすくなります。
経理体制を見直す際は、「誰が担当するか」だけではなく、「どのように確認し合うか」という視点も重要です。
複数人で状況を把握できる体制は、属人化対策だけでなく、業務品質の維持や内部統制にもつながります。
ブラックボックス化が起こる背景や注意点については、こちらの記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたいブラックボックス化は危険｜不正を防ぐ5つの対策
4. 業務改善とDXを切り離して考えない
近年はクラウド会計やデジタル化によって、経理業務を効率化する企業が増えています。
一方で、「システムを導入したから属人化は解消した」と考えるのは早計です。
ツールはあくまで手段であり、運用ルールや業務の進め方が整理されていなければ、担当者への依存は残ります。
そのため、属人化対策では「仕組みづくり」と「DX」をあわせて考えることが重要です。
経理DXの進め方については、こちらの記事をご覧ください。
合わせて読みたい中小企業の経理DX｜導入のための実践７ステップ
5. 社内だけで難しい場合は外部の視点を取り入れる
長年同じ体制で経理を続けている会社では、「どこが課題なのか」が見えにくくなることがあります。
そのような場合は、第三者の視点を取り入れることで、現在の経理体制を客観的に見直しやすくなります。
ここで重要なのは、「外注すること」ではありません。
自社だけでは気付きにくい課題を整理し、改善の優先順位を明確にすることです。
経理代行がどのような役割を果たすのかについては、こちらの記事で詳しく紹介しています。
合わせて読みたい経理代行とは？業務内容・導入の流れを解説
どの対策から始めるべきか
ここまでご紹介した5つの考え方は、すべての会社で同じ順番になるわけではありません。
まず優先したいのは、
- 業務が止まると会社への影響が大きいもの
- 特定の担当者への依存が強いもの
- 改善効果が大きいもの
から取り組むことです。
一方で、「すべてを一度に改善しよう」とすると、現場への負担が大きくなり、途中で止まってしまうこともあります。
そのため、
現状を把握する
↓
優先順位を決める
↓
一つずつ改善する
という流れで進めることが、結果的に属人化を解消する近道になります。
次章では、多くの会社が属人化対策でつまずく原因や、改善を継続するために意識したいポイントについて、公認会計士の視点も交えながら解説します。
属人化対策は一度で完成するものではない
属人化の解消というと、「一度仕組みを作れば終わり」と考えられることがあります。
しかし実際には、会社の状況は少しずつ変化していきます。
新しい社員の入社や退職、事業内容の変化、会計ソフトの変更などによって、経理業務も少しずつ変わっていきます。
そのため、一度改善した仕組みも、そのまま何年も使い続けられるとは限りません。
重要なのは、「改善すること」だけではなく、「改善した状態を維持できること」です。
属人化対策は、一度きりのプロジェクトではなく、経理体制を継続的に見直していく取り組みとして考えることが大切です。
経理体制を見直すことで、属人化の解消だけでなく、利益や資金繰り、業務効率にどのような変化が生まれるのかについては、経理体制を見直すと会社はどう変わる？利益・資金繰り・生産性を改善する方法 で詳しく紹介しています。
改善が進む会社と進まない会社の違い
これまで多くの中小企業では、属人化対策に取り組んできました。
その中で感じるのは、改善が進む会社には共通点があるということです。
改善が進む会社は、「完璧な仕組み」を最初から目指していません。
まずは現状を整理し、
- どこに課題があるのか
- 何を優先すべきか
- 誰が関わるべきか
を確認しながら、少しずつ改善を積み重ねています。
一方で、改善が進まない会社は、
「時間ができたらやろう」
「担当者に任せているから大丈夫」
という状態が続き、結果として課題が先送りになってしまう傾向があります。
属人化は、時間が経てば自然に解消するものではありません。
だからこそ、まずは現状を把握し、小さな改善を積み重ねることが重要です。
公認会計士の視点
これまで多くの中小企業の経理体制を見直してきましたが、属人化している会社ほど「担当者が悪い」のではなく、「会社として業務を共有する仕組みがない」というケースがほとんどです。
経理担当者は、毎月の締め切りに追われながら業務を進めています。
そのため、目の前の業務を優先すること自体は決して間違いではありません。
しかし、その状態が何年も続くと、「担当者しか分からない仕事」が少しずつ増え、会社全体として経理業務を把握できなくなります。
私たちが経理体制を確認するときは、「担当者が優秀かどうか」ではなく、「担当者が変わっても会社として経理を継続できるか」という視点で確認しています。
属人化対策は、担当者を管理するためのものではありません。
会社の経営基盤を安定させるための取り組みです。
だからこそ、一度に大きく変えるのではなく、自社に合った優先順位で改善を進めていくことが重要だと考えています。
FAQ
Q1. 経理担当者が一人しかいない会社でも属人化は防げますか？
はい。
担当者が一人であっても、業務内容や情報を会社全体で共有できる状態を目指すことで、属人化のリスクを軽減できます。
重要なのは人数ではなく、「担当者しか分からない状態」を減らしていくことです。
Q2. 属人化対策はどこから始めればよいですか？
まずは現在の経理業務を整理し、どの業務が特定の担当者に依存しているかを把握することから始めることをおすすめします。
そのうえで、自社への影響が大きい業務から優先的に見直すことで、無理なく改善を進めやすくなります。
Q3. 属人化対策はどれくらいの期間が必要ですか？
会社の規模や業務内容によって異なります。
短期間で完了させることを目標にするのではなく、継続的に経理体制を見直しながら改善を積み重ねていくことが重要です。
まとめ
経理の属人化は、担当者個人ではなく、会社の仕組みによって起こる課題です。
そのため、「担当者を変えること」ではなく、「担当者が変わっても業務を継続できる体制を作ること」が本質的な解決につながります。
まずは自社の経理体制を整理し、
- どこに属人化があるのか
- どの業務を優先して見直すべきか
- どのような順番で改善を進めるべきか
という全体像を把握することが重要です。
そのうえで、引き継ぎ体制や証憑管理、情報共有、不正防止など、それぞれの課題に応じた改善を進めることで、属人化しにくい経理体制を構築しやすくなります。
経理体制の見直しや属人化対策をご検討の方は、まるまる経理でも中小企業の状況に合わせた経理業務改善をご支援しています。お気軽にお問い合わせください。
経理代行の費用や料金相場について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説