「子会社から試算表は届くものの、売掛金や未払金の内訳を確認できない。」
「連結決算のたびに、グループ内取引や残高明細を追加で依頼している。」
このような状態では、子会社の月次決算が完了していても、親会社側で数字の調査や修正に時間がかかります。
連結決算を円滑に進めるには、試算表だけでなく、残高の内訳、増減理由、グループ内取引、未処理事項などを確認できる状態が必要です。
また、提出後に数字が修正された場合は、どの資料が最新なのか、何を修正したのかを確認できるようにしなければなりません。
本記事では、子会社から親会社へ提出したい7つの月次報告資料と、継続して運用するための方法を解説します。
資金調達、IPO準備、M&A、子会社の増加なども含め、成長企業に必要な経理体制の全体像については、以下の記事をご覧ください。
合わせて読みたい：成長企業の経理体制｜資金調達・IPO準備・子会社の増加に対応する方法
本記事で扱う月次報告資料の範囲
本記事で紹介するのは、子会社の月次決算の内容を親会社が確認し、四半期・年次の連結決算を円滑に進めるための基本資料です。
実際の連結決算では、連結会社間の債権債務や取引高の相殺消去、未実現損益の消去などが必要です。また、正式な連結パッケージでは、注記、税効果、未実現損益などに関する追加情報が必要になる場合があります。
そのため、本記事の7資料は、正式な連結パッケージ全体を代替するものではありません。連結範囲の判断、連結仕訳、のれん、未実現損益、税効果会計などについては、社内の連結決算担当者が検討し、必要に応じて公認会計士などの専門家と連携します。
子会社の月次報告資料が連結決算の土台になる
企業会計基準第22号「連結財務諸表に関する会計基準」では、連結財務諸表は、親会社と子会社からなる企業集団を一つの組織体とみなし、グループ全体の財政状態、経営成績、キャッシュ・フローの状況を報告するために作成するものとされています。
連結財務諸表は、親会社と子会社が作成した個別財務諸表を基礎として作成します。
参考：企業会計基準第22号「連結財務諸表に関する会計基準」
https://www.asb-j.jp/jp/accounting_standards_system/details.html?topics_id=111
そのため、子会社の月次決算が完了していても、試算表の残高や取引内容を説明できなければ、親会社側で追加の調査が必要になります。
例えば、試算表に売掛金1,000万円と表示されていても、試算表だけでは次の内容を確認できない場合があります。
- どの取引先に対する売掛金か
- 入金期限を過ぎた債権が含まれているか
- 親会社や他の子会社に対する債権が含まれているか
- 前月から増加した理由は何か
- 回収可能性について確認が必要な債権があるか
連結決算を円滑に進めるには、親会社の管理方針や各科目の重要性に応じて、試算表に加え、残高の内訳や増減理由を確認できる資料を定期的にそろえることが重要です。
月次報告資料を作る前に担当者と提出条件を決める
資料の内容を決める前に、誰が作成し、誰が確認し、いつまでに親会社へ提出するかを整理します。
少なくとも、次の項目を決めます。
| 項目 | 決める内容 |
|---|---|
| 作成者 | 資料を作成・更新する担当者 |
| 確認者 | 試算表や明細を確認する担当者 |
| 承認者 | 子会社内で提出を承認する責任者 |
| 提出日 | 親会社へ提出する期限 |
| 提出方法 | 共有フォルダ、クラウド、システムなど |
| ファイル名 | 会社名、対象月、資料名、版数 |
| 修正方法 | 提出後に修正した場合の連絡と再提出方法 |
担当者が決まっていないと、試算表は提出されても、残高明細や未処理事項の一覧が作成されない可能性があります。
子会社の日常経理を誰が担当し、親会社がどこまで管理・確認するかについては、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：子会社が増えた会社の経理体制｜本社と子会社の役割分担
また、月次決算の締切、勘定科目、証憑管理、承認方法など、グループで共通化する経理ルールを整理しておくと、子会社ごとの報告内容をそろえやすくなります。
共通化する項目と各社に残す項目の分け方、経理ルールを導入する手順については、以下の記事をご覧ください。
合わせて読みたい：グループ会社の経理ルールを統一する方法｜共通化したい7項目と導入手順
親会社へ提出したい7つの月次報告資料
以下の7資料を、すべての子会社から毎月一律に回収する必要はありません。
会社の規模、取引内容、残高の重要性、当月の増減状況に応じて、提出対象と頻度を決めます。
1．月次試算表と必要な財務資料
基本となる資料は月次試算表です。
必要に応じて、貸借対照表、損益計算書、部門別損益、事業別損益なども提出します。
提出する際は、次の情報を明確にします。
- 対象となる会社名
- 対象月
- 月次決算の完了日
- 確定値か暫定値か
- 使用している通貨と金額単位
- ファイルの版数
- 作成者と確認者
試算表を提出した後に仕訳を追加または修正すると、親会社が保有する数字と子会社の会計データが一致しなくなる場合があります。
月次決算が完了した時点のデータを保存し、提出後に修正した場合は、変更内容を別途報告します。
2．重要な貸借対照表科目の残高明細
試算表の貸借対照表科目について、金額の内訳を確認できる明細を提出します。
対象となる主な科目は次のとおりです。
- 預金
- 売掛金
- 買掛金
- 未収入金
- 未払金
- 前払費用
- 仮払金
- 立替金
- 預り金
- 借入金
残高明細には、取引先、取引内容、発生日、決済期日、金額などを記載します。
売掛金や買掛金については、取引先別明細の合計額が試算表の残高と一致しているかを確認します。
長期間動いていない残高がある場合は、単に明細へ載せるだけでなく、次の情報も記載します。
- 残高が発生した時期
- 取引の内容
- 現在の確認状況
- 回収または支払の予定
- 確認を担当する人
- 今後の対応期限
本記事では、親会社へ提出する明細の内容を扱います。各勘定科目の残高を確認し、差額や不明残高を解消する具体的な方法は、別途整理する必要があります。
3．固定資産・借入金などの増減資料
試算表の残高だけでは、当月中に何が増減したのかを確認しにくい科目があります。
そのため、固定資産や借入金などについては、増減の内容を別の資料で報告します。
固定資産の増減資料には、次の内容を記載します。
- 資産の名称
- 取得日
- 取得価額
- 使用を開始した日
- 所属部門
- 売却・除却の有無
- リース契約の有無
- 証憑や契約書の保存場所
借入金の明細には、金融機関名、契約日、借入額、当月末残高、返済日、返済額、金利などを記載します。
重要な固定資産の取得や借入条件の変更など、グループ全体への影響や会計処理の検討が必要な取引は、子会社だけで処理を確定せず、親会社の担当者へ早めに共有します。必要に応じて、公認会計士や税理士などとも連携します。
4．グループ内取引と残高の一覧
親会社と子会社、または子会社同士で取引がある場合は、外部の取引先と区別して報告します。
企業会計基準第22号では、連結会社間の債権と債務、売上や費用などの取引高について、連結財務諸表の作成時に相殺消去することが定められています。
対象となる取引の例は次のとおりです。
- 商品やサービスの売買
- 業務委託料
- 経営指導料
- 家賃やシステム費用の負担
- 立替金
- 貸付金・借入金
- 受取利息・支払利息
- 配当
- 出向者に関する人件費
一覧には、少なくとも次の情報を記載します。
| 項目 | 記載内容 |
|---|---|
| 相手会社 | 取引相手となるグループ会社 |
| 取引内容 | 商品売買、業務委託、立替など |
| 勘定科目 | 子会社側で使用した科目 |
| 当月取引額 | 当月に計上した金額 |
| 月末残高 | 月末時点の債権または債務 |
| 計上月 | 取引を計上した年月 |
| 証憑 | 請求書、契約書、精算書など |
| 確認状況 | 相手会社との確認状況 |
この段階では、親会社がグループ内取引を抽出できる資料を提出することが目的です。
一覧を提出した後は、親会社と子会社で計上した売上・費用などの取引高や、債権債務の月末残高が一致しているかを確認します。
グループ内取引の照合手順と、差額が生じる原因の調べ方については、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：グループ内取引の残高照合｜親子会社で差額が生じる7つの原因と確認手順
5．前月から大きく変動した科目の説明資料
試算表の数字が正しくても、前月や前年同月から大きく変動している場合は、その理由を親会社が確認する必要があります。
例えば、次のような変動です。
- 売上高が大きく増減した
- 外注費や広告宣伝費が増加した
- 売掛金の回収が遅れている
- 在庫が急増した
- 一時的な費用が発生した
- 新規事業や店舗の費用が発生した
- 補助金や保険金などの収入があった
変動説明には、次の内容を記載します。
- 対象となる勘定科目
- 前月または前年同月との差額
- 変動した理由
- 一時的な変動か継続する変動か
- 今後の見込み
- 根拠となる資料
- 親会社への追加説明が必要か
すべての科目について説明するのではなく、一定の金額または増減率を超えた科目を対象にする方法があります。
対象とする基準は、子会社の規模や事業内容、親会社の管理方針に応じて決めます。
6．重要な取引と未処理事項の一覧
月次決算の期限までに、すべての取引や会計処理が確定するとは限りません。
未回収の請求書、不明な入出金、契約内容を確認中の取引、社内外で検討中の会計処理などが残る場合があります。
こうした事項は、試算表の外で一覧にして親会社へ報告します。
一覧へ記載する項目は次のとおりです。
- 取引または課題の内容
- 関係する勘定科目
- 金額
- 発生時期
- 現在の処理
- 月次決算への影響
- 確認先
- 担当者
- 対応期限
- 解決した日
- 最終的な処理結果
また、通常の月次業務とは異なる重要な取引も報告対象にします。
例えば、次のような事項です。
- 新規事業の開始
- 重要な契約の締結・変更・終了
- 多額の資産の取得・売却
- 新規借入や返済条件の変更
- 増資、減資、配当
- 組織再編
- 重要な損失や債権回収上の問題
金額や処理方法が確定していない場合でも、取引や課題が発生していることを早めに共有します。
7．月次決算後の修正履歴と承認記録
月次報告を提出した後に仕訳を修正した場合は、修正履歴を残します。
履歴には次の内容を記載します。
- 修正した日
- 修正した会社
- 対象となる勘定科目
- 修正前の金額
- 修正後の金額
- 修正した理由
- 月次損益への影響
- 貸借対照表への影響
- 親会社への連絡日
- 修正した担当者
- 確認・承認した担当者
- 修正版のファイル名
提出済みの試算表や明細を直接上書きすると、どの数字をもとに親会社が作業したのか分からなくなります。
修正前の資料を残し、対象月と版数をファイル名へ付けて変更を管理します。
7つの資料を月次報告一覧で管理する
親会社と子会社で提出資料の一覧を共有しておくと、提出漏れを確認しやすくなります。
| 資料 | 主な内容 | 主な確認者 |
|---|---|---|
| 月次試算表・必要な財務資料 | 月次決算後の数値 | 親会社経理 |
| 残高明細 | 債権債務などの内訳 | 子会社・親会社経理 |
| 固定資産・借入金等の増減資料 | 資産や借入金の増減 | 親会社経理・専門家 |
| グループ内取引一覧 | 相手会社別の取引と残高 | 親会社・相手会社 |
| 変動説明資料 | 前月などから増減した理由 | 親会社経理・経営管理 |
| 重要取引・未処理事項一覧 | 未確定事項や通常と異なる取引 | 親会社責任者 |
| 修正・承認履歴 | 提出後の修正と承認記録 | 親会社・子会社責任者 |
一覧には、各資料の作成者、確認者、提出期限、保存場所、提出状況も記載します。
資料を提出すること自体を目的にせず、親会社が内容を確認し、質問や修正依頼を返せる運用にすることが大切です。
子会社の月次報告を定着させる5つの手順
1．現在提出している資料を一覧にする
最初に、子会社が現在親会社へ提出している資料を確認します。
試算表、残高明細、経営報告資料などの正式な資料だけでなく、メール本文や個別依頼で報告している情報も含めて整理します。
2．親会社が実際に確認する情報へ絞る
必要な理由が明確でない資料まで一律に提出させると、子会社の負担が増えます。
連結決算、月次管理、資金管理など、資料を利用する目的を明確にします。
3．資料ごとに最低限必要な項目を決める
会社ごとに様式が異なっていても、親会社が必要とする項目は共通化できます。
例えば、売掛金明細では、取引先、金額、発生日、回収予定日を必須項目にします。
4．一部の子会社または一部の月で試す
最初からすべての子会社へ導入せず、一部の会社や一部の資料で試します。
作成時間、提出期限、親会社の確認方法、差戻しの件数などを確認します。
5．差戻し内容を翌月の様式へ反映する
毎月同じ質問や追加依頼が発生する場合は、資料の項目や作成手順を見直します。
親会社が個別に追加資料を依頼し続けるのではなく、翌月以降の通常業務へ組み込みます。
月次報告を継続するには、資料の作成、確認、承認を誰が担当するかを決め、社内に残す業務と外部へ任せる業務を整理することも重要です。
経理担当者の採用、外注、経理代行をどのように組み合わせて体制をつくるかについては、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：中小企業の経理体制の作り方｜採用・外注・経理代行の選び方
M&Aで取得した子会社には段階的に導入する
M&Aで取得した子会社には、既存の会計ソフト、月次資料、締切、担当者が存在します。
買収直後から親会社の報告様式をすべて求めると、請求、支払、経費精算などの日常業務に影響する場合があります。
まずは、次の資料から優先します。
- 月次試算表
- 預金残高
- 売掛金・買掛金の明細
- 借入金明細
- グループ内取引一覧
- 重要な未処理事項
その後、変動説明、固定資産の増減資料、修正履歴などを段階的に追加します。
M&A成立後の日常経理を止めず、業務を段階的に整える方法については、以下の記事をご覧ください。
合わせて読みたい：M&A後の経理統合とは？日常業務を整える7つのポイント
子会社の月次報告で起こりやすい5つの失敗
試算表だけを提出させる
試算表だけでは、残高の内訳や増減理由を確認できません。
重要な残高明細や未処理事項も報告対象にします。
全子会社へ同じ資料を一律に求める
会社の規模や事業内容によって、必要な資料は異なります。
共通して必要な項目を決めたうえで、重要性に応じて追加資料を設定します。
明細の合計が試算表と一致していない
資料がそろっていても、明細と試算表が一致していなければ、親会社側で確認作業が発生します。
提出前に明細の合計額と試算表の残高を照合します。
提出後の資料を上書きする
提出済みのファイルを上書きすると、親会社が確認した数字を再現できません。
対象月と版数を付け、修正前後のファイルを保存します。
重要な取引を決算時まで報告しない
増資、借入、資産の取得などを決算時に初めて報告すると、必要な資料や会計処理の確認が遅れます。
通常と異なる取引は、発生した時点で親会社へ共有します。
公認会計士の視点｜数字から根拠までたどれる状態をつくる
子会社の月次報告では、資料の数を増やすことより、数字同士のつながりを確認できることが重要です。
少なくとも、次の流れをたどれる状態にします。
- 財務諸表の金額から試算表へたどれる
- 試算表の残高から総勘定元帳へたどれる
- 総勘定元帳から残高明細へたどれる
- 残高明細から請求書や契約書などの根拠資料へたどれる
さらに、提出後に数字が変わった場合は、修正理由と承認者を確認できるようにします。
月次報告の様式が整っていても、数字の根拠へたどれなければ、連結決算時に調査が必要になります。
まず数字と明細を一致させ、その後に報告資料の種類を増やす順番が現実的です。
記帳や証憑整理、売掛金・買掛金管理などの実務を外部へ任せる場合も、試算表から明細や根拠資料まで確認できる状態を維持することが大切です。
経理代行へ依頼できる一般的な業務内容と、導入までの流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：経理代行とは？業務内容・導入の流れを解説
よくある質問
Q1. 連結パッケージとは何ですか？
子会社が親会社へ提出する、連結決算やグループ管理に必要な資料一式を指す呼び方です。
月次試算表、残高明細、グループ内取引一覧、固定資産の増減資料、未処理事項などが含まれることがあります。
ただし、呼び方や様式、必要となる情報は会社ごとに異なります。
本記事で紹介する7つの資料は基本的な月次報告資料であり、親会社が指定する正式な連結パッケージのすべてを代替するものではありません。
Q2. 年次の連結決算だけであれば、毎月資料を作る必要がありますか？
必要な頻度は、親会社の管理方針や決算体制によって異なります。
すべての資料を毎月作成する必要があるとは限りません。
ただし、年次決算時に過去1年分をまとめて確認すると、担当者の記憶が薄れ、資料の収集に時間がかかる可能性があります。
重要な残高やグループ内取引など、後から確認しにくい情報は、定期的に整理しておくと年次決算の準備を進めやすくなります。
Q3. すべての子会社で同じ様式を使う必要がありますか？
必ずしも完全に同じ様式を使う必要はありません。
親会社が必要とする共通項目を決めたうえで、子会社の規模、業種、重要性に応じて追加項目を設定します。
Q4. 親会社と子会社で会計ソフトが異なっても対応できますか？
会計ソフトが異なっていても、提出するデータの形式、勘定科目の対応関係、対象期間、版数などを決めることで対応できる場合があります。
システムを統一することだけを目的にせず、必要な数字と明細を継続して提出できるかを確認します。
Q5. 月次報告資料の作成を経理代行へ依頼できますか？
記帳、証憑整理、売掛金・買掛金管理、月次決算作業、月次資料の整備などは、契約内容に応じて依頼できる場合があります。
一方、連結範囲の判断、専門的な会計方針、連結仕訳、連結財務諸表の作成、監査対応などは、通常の経理代行とは業務範囲を分け、社内の連結決算担当者や公認会計士などと連携する必要があります。
まとめ
子会社の月次報告では、試算表を提出するだけでなく、その数字の内訳や変動理由を確認できる資料をそろえることが重要です。
親会社へ提出したい基本的な月次報告資料は、次の7つです。
- 月次試算表と必要な財務資料
- 重要な貸借対照表科目の残高明細
- 固定資産・借入金などの増減資料
- グループ内取引と残高の一覧
- 前月から大きく変動した科目の説明資料
- 重要な取引と未処理事項の一覧
- 月次決算後の修正履歴と承認記録
これらは、子会社の月次決算の内容を親会社が確認し、連結決算を円滑に進めるための基本資料です。
すべての子会社から7資料を毎月一律に回収するのではなく、会社の規模、取引内容、残高の重要性などに応じて、提出する資料と頻度を決めます。
また、親会社が指定する正式な連結パッケージでは、会社の状況に応じて、別の資料や専門的な会計情報が必要になる場合があります。
資料の種類を増やすことだけを目的にせず、試算表、残高明細、証憑を結び付け、数字の根拠を確認できる状態をつくります。
経理代行の料金は、依頼する業務範囲、取引件数、仕訳件数、月次決算や残高確認の有無などによって異なります。
経理代行の料金相場と費用の内訳については、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説
経理代行サブスクサービス「まるまる経理」では、記帳、証憑管理、売掛金・買掛金管理、月次決算作業、月次資料の整備、業務マニュアル作成などを、プランおよび契約範囲に応じて支援します。
親会社へ提出する月次報告資料についても、日常経理から継続して必要な元資料をそろえられるよう、担当者、期限、保存場所、確認手順などを整理します。
「子会社から試算表は届くものの、残高の内訳を確認できない」「連結決算のたびに追加資料の依頼が増えている」といったお悩みがありましたら、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
現在の月次決算と報告方法を確認し、無理なく継続できる経理運用をご提案します。