「子会社を設立したが、経理業務を本社で行うべきか、子会社へ任せるべきか分からない。」
「子会社ごとに経理担当者を置いたところ、処理方法や月次決算の時期がばらばらになっている。」
子会社が増えると、単純に経理業務が会社数の分だけ増えるわけではありません。
請求書の発行、経費精算、支払、記帳、月次決算などについて、本社と子会社のどちらが担当するかを決める必要があります。
本社にすべての業務を集約すると、処理方法を統一しやすくなる一方、現場でなければ判断できない取引について確認の往復が増えることがあります。
反対に、子会社へすべて任せると、本社が月次の数字や経理業務の状況を把握できなくなるおそれがあります。
重要なのは、本社集約か子会社対応かを一律に決めることではありません。
取引内容の判断、資料収集、作業、確認、承認を分け、業務ごとに適切な担当者を決めることが大切です。
本記事では、親会社側の経理・管理部門を「本社」と表記し、子会社が増えた会社における経理業務の役割分担を解説します。
資金調達、IPO準備、M&A、子会社の増加などを含め、成長企業に必要な経理体制の全体像については、以下の記事をご覧ください。
合わせて読みたい：成長企業の経理体制｜資金調達・IPO準備・子会社の増加に対応する方法
子会社が増えると経理体制の見直しが必要になる
子会社は親会社と同じグループに属していても、それぞれが独立した会社として取引を行います。
子会社には、独自の取引先、従業員、銀行口座、契約、請求、支払などがあります。
一方、本社は、グループ全体の業績や資金状況を把握するために、子会社から一定の時期までに正確な数字を受け取る必要があります。
そのため、子会社の経理体制では、次の2つを両立させることが重要です。
- 子会社の日常業務を止めない
- 本社が必要な数字を継続的に確認できる
経済産業省の「グループ・ガバナンス・システムに関する実務指針」でも、実際の経営がグループ単位で行われる中、子会社管理の実効性を確保することがグループ経営上の課題として挙げられています。
参考：経済産業省「グループ・ガバナンス・システムに関する実務指針」
子会社の設立直後は、請求や支払を期限までに行うことが優先されます。
事業や組織が拡大した後は、月次決算、予実管理、承認、グループ報告なども必要になります。
創業期から組織化期まで、成長段階に応じて必要となる経理業務については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：スタートアップの経理体制｜成長段階別に必要な業務と役割分担
本社と子会社の役割分担には3つの方法がある
本記事では、子会社の経理体制を、役割分担の違いに応じて便宜上、次の3つに整理します。
| 体制 | 主な特徴 | 向いている会社 |
|---|---|---|
| 本社集約型 | 本社が記帳や月次決算などをまとめて行う | 子会社の規模や取引件数が少ない会社 |
| 子会社完結型 | 子会社が日常経理から月次決算まで行う | 子会社に経験のある経理担当者がいる会社 |
| 分担型 | 子会社が取引確認や資料収集を行い、本社が記帳・確認などを行う | 本社の管理と子会社の現場判断を両立したい会社 |
本社と子会社の担当範囲を決めた後は、各社がどの基準と手順で経理業務を行うかを整理します。
勘定科目、月次決算の締切、証憑の提出・保存方法、支払承認など、グループで共通化したい経理ルールと導入手順については、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：グループ会社の経理ルールを統一する方法｜共通化したい7項目と導入手順
本社集約型
本社集約型では、本社の経理部門や共通の経理代行会社が、複数の子会社の経理業務をまとめて行います。
勘定科目、処理方法、月次決算の締切などをそろえやすく、本社が子会社の状況を確認しやすいことが特徴です。
一方、取引内容を本社だけで判断するのは難しい場合があります。
子会社から資料や説明が届かなければ、本社に業務を集約していても処理は進みません。
子会社完結型
子会社完結型では、子会社に経理担当者を配置し、請求、支払、記帳、月次決算などを子会社内で行います。
現場に近いため、取引内容や例外的な処理を確認しやすいことが特徴です。
ただし、会社ごとに独自の処理が増えると、本社がグループ全体の数字を比較・集計しにくくなります。
本社へ提出する資料、締切、確認項目については、グループ共通のルールを決める必要があります。
分担型
分担型では、取引内容の確認や資料収集を子会社が担当し、記帳、残高確認、月次資料の作成などを本社や経理代行が担当します。
例えば、子会社が請求内容や経費申請を確認し、本社が会計ソフトへの入力や月次残高の確認を行います。
子会社の現場判断と、本社による管理の両方を生かせるため、現実的に採用しやすい方法です。
ただし、どの段階で子会社から本社へ業務を引き渡すかを明確にしないと、対応漏れや二重処理が起こる可能性があります。
本社と子会社で分けたい経理業務
本社と子会社の役割は、会社の規模や事業内容によって異なります。
基本的には、現場でなければ分からない判断は子会社に残し、標準化しやすい作業やグループ全体の管理は本社へ集約します。
| 業務 | 子会社の主な役割 | 本社の主な役割 |
|---|---|---|
| 請求内容の確定 | 契約、納品、金額を確認する | 発行方法や締切を管理する |
| 請求書の発行 | 取引内容を確認して申請する | 共通システムで発行する |
| 証憑の回収 | 請求書や領収書を集める | 提出状況と保存方法を管理する |
| 経費精算 | 内容を確認し、部門責任者が承認する | 申請ルールと処理状況を確認する |
| 支払申請 | 取引内容と支払条件を確認する | 支払予定表や振込データを作成する |
| 支払承認 | 子会社の権限者が内容を確認する | 一定金額以上の支払を承認する |
| 記帳 | 不明な取引内容へ回答する | 入力または入力結果を確認する |
| 預金の確認 | 未処理の入出金を確認する | 帳簿残高と銀行明細を照合する |
| 売掛金・買掛金 | 取引先別の内容を確認する | 残高と明細の一致を確認する |
| 月次決算 | 必要資料を期限までに提出する | 仕訳、残高、異常値を確認する |
| 月次報告 | 増減理由や現場の状況を説明する | グループ資料を作成する |
| 会計処理の方針 | 個別取引や例外事項を本社へ報告する | 専門家の助言も踏まえ、グループとして採用する処理方針を決定する |
本社が作業を担当する場合でも、取引の事実まで本社が決めるわけではありません。
売上が確定したか、発注した内容と請求書が一致しているか、経費が事業に必要なものかなどは、取引を行った子会社側で確認します。
反対に、子会社が記帳まで行う場合でも、月次資料の形式、提出期限、重要な残高の確認方法などは、本社が決めます。
本社と子会社の役割を決める7つの手順
1．子会社の現状を確認する
最初に、子会社ごとに次の内容を確認します。
- 取引件数
- 従業員数
- 売上や費用の内容
- 使用している会計ソフト
- 請求・支払・経費精算の方法
- 経理担当者の有無
- 月次決算の完了時期
- 税理士や経理代行の利用状況
- 本社へ提出している資料
子会社の規模が同じでも、現金取引が多い会社、在庫を持つ会社、継続課金を行う会社では、必要な経理業務が異なります。
会社数だけで一律に役割を決めないことが大切です。
2．本社が必要とする月次資料を決める
本社が子会社から受け取りたい資料を明確にします。
一般的には、次のような資料があります。
- 月次試算表
- 預金残高の明細
- 売掛金・買掛金の明細
- 未払金や未収入金の明細
- 資金繰りや支払予定
- 部門別・事業別の損益
- 予算と実績の差
- 例外的な取引や未確定事項
資料を増やしすぎると、子会社の負担が大きくなります。
本社が実際に確認し、経営判断へ使用する資料から優先して選定します。
毎月の提出対象は、子会社の規模、取引内容、残高の重要性などに応じて決めます。
子会社から親会社へ提出したい具体的な月次報告資料と、継続して作成・確認するための運用方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：子会社の月次報告資料とは？親会社へ提出したい7つの資料と運用方法
月次報告にグループ内取引の一覧を含める場合は、一覧を回収するだけでなく、取引先となるグループ会社が計上した取引高や月末残高との照合も必要です。
親子会社で数字が一致しない原因と、毎月の照合を進める手順については、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：グループ内取引の残高照合｜親子会社で差額が生じる7つの原因と確認手順
3．締切を逆算して設定する
本社がグループ全体の月次資料を完成させる日から逆算し、子会社の提出期限を決めます。
例えば、本社が翌月15日までに月次資料を完成させる場合は、それより前に次の期限を設定します。
- 請求書や領収書の提出日
- 経費精算の締切
- 売上確定日
- 支払予定の報告日
- 不明取引への回答期限
- 子会社の月次資料提出日
本社から一方的に早い締切を設定しても、子会社の現場が対応できなければ継続しません。
現在の業務量や資料の到着時期を確認し、段階的に短縮する方法もあります。
4．作業・確認・承認を分ける
担当する会社だけでなく、業務の工程も分けます。
例えば、支払業務では次のように整理します。
- 子会社の担当者が支払内容を確認する
- 本社または経理代行が支払予定表を作成する
- 子会社または本社の責任者が承認する
- 権限を持つ担当者が振込を実行する
一人が申請、作成、承認、実行のすべてを行わないようにします。
人員が少なく完全に分けることが難しい場合でも、取引内容を確認する人と、最終的に承認する人は分けることが重要です。
5．子会社側の窓口と代替担当者を決める
本社が経理業務を集約する場合でも、子会社側の窓口は必要です。
窓口となる担当者は、次の役割を担います。
- 必要資料を集める
- 不明取引について回答する
- 請求や支払の内容を確認する
- 子会社の責任者へ承認を依頼する
- 本社からの確認事項を現場へ伝える
窓口が一人だけの場合は、休職や退職によって資料提出や回答が止まる可能性があります。
代替担当者を決め、保存場所や提出手順を共有します。
6．例外事項の報告ルールを決める
日常的な取引だけでなく、例外的な取引が発生したときの報告方法を決めます。
例えば、次のような取引です。
- 新しい事業やサービスを開始した
- 通常と異なる契約を締結した
- 高額な設備を購入した
- 長期契約や前受金が発生した
- 新しい借入や増資を行った
- 親会社や別の子会社と取引した
- 訴訟や損害賠償に関する支出が発生した
- 取引先からの回収が遅れている
金額基準だけでなく、取引の内容によって本社へ報告するルールを設けます。
子会社だけで会計処理を判断できない場合は、本社や公認会計士、税理士などへ確認します。
7．会社の成長に合わせて役割を見直す
設立直後は、本社が子会社の経理業務をほぼすべて行うことがあります。
その後、取引件数や従業員が増えれば、請求や経費精算などを子会社へ移す方法があります。
反対に、子会社ごとに行っていた記帳や支払準備を、本社や共通の経理代行へ集約する場合もあります。
役割分担は、目安として半年から1年に一度確認します。また、次のような変化があった場合は、定期確認を待たずに見直します。
- 子会社の取引件数が増えた
- 経理担当者を採用した
- 月次決算が遅れ始めた
- 新しい子会社を設立・取得した
- 資金調達やIPO準備を始めた
- 連結決算への対応が必要になった
新設子会社と買収した子会社では進め方が異なる
新しく設立する子会社は、事業開始前から会計ソフト、勘定科目、締切、証憑保存、承認などを本社の方針に合わせて設計できます。
一方、M&Aによって取得した子会社には、既存の会計ソフト、取引先、経理担当者、業務手順があります。
買収直後から本社の方法へすべて変更すると、請求や支払などの日常業務が混乱する可能性があります。
まず既存業務を把握し、止められない業務を維持したうえで、本社との役割分担を段階的に整えます。
M&A成立後に確認したい経理業務と統合の進め方については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：M&A後の経理統合とは？日常業務を整える7つのポイント
IPO準備中は子会社を含めた運用状況を確認する
IPO準備を行う会社では、親会社だけでなく、子会社を含めて経理業務や内部管理が継続的に運用されているかを確認する必要があります。
子会社の経理業務を外部へ任せる場合でも、会社側が取引内容を確認し、成果物を承認し、数字について説明できる状態をつくります。
特に、次の項目を整理します。
- 子会社の経理責任者
- 本社への報告経路
- 月次決算の締切
- 支払や経費の承認権限
- 重要な取引の報告方法
- 会計方針や処理基準の共有
- 証憑と承認記録の保存
- 本社による確認の記録
IPO準備中に経理代行へ任せられる業務と、社内に残すべき業務については、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：IPO準備企業は経理代行をどこまで利用できる？社内に残す業務と役割分担
子会社の経理体制で起こりやすい5つの失敗
本社がすべての取引を判断しようとする
本社に経理業務を集約しても、現場の取引内容まで本社だけで判断することはできません。
取引の事実確認は子会社、処理や確認は本社というように役割を分けます。
子会社へ任せたまま本社が確認しない
経験のある経理担当者が子会社にいても、本社による確認が不要になるわけではありません。
月次資料、主要な残高、未確定事項などについて、本社が確認する仕組みを設けます。
資料の提出先と締切が決まっていない
資料の提出先が担当者個人のメールやチャットに分散すると、確認漏れや引き継ぎ不足が起こりやすくなります。
提出先、ファイル名、保存場所、期限を決めます。
子会社ごとに独自の承認方法を放置する
子会社の規模や事業に応じた違いは必要ですが、誰でも支払を実行できる状態や、承認記録が残らない状態は避けます。
最低限の承認権限と記録方法は、グループで共通化します。
本社と子会社の両方が同じ作業を行う
役割が曖昧な場合、本社と子会社の両方が同じ仕訳を入力したり、同じ支払予定表を作成したりすることがあります。
業務ごとに、作成者、確認者、承認者、完了の連絡方法を決めます。
公認会計士の視点｜本社は管理し、子会社は取引を説明する
子会社管理では、本社がすべての業務を行うことが、必ずしも管理の強化につながるわけではありません。
本社に求められるのは、グループの方針、締切、報告内容、確認方法を決め、子会社から提出された数字を確認することです。
子会社に求められるのは、取引の内容を確認し、必要な資料を提出し、数字の増減や例外事項を説明することです。
連結財務諸表は、親会社と子会社からなる企業集団を一つの組織体とみなして、グループ全体の財政状態や経営成績などを報告するものです。
また、企業会計基準第22号「連結財務諸表に関する会計基準」では、同一環境下で行われた同一の性質の取引などについて、親会社と子会社が採用する会計方針を原則として統一する考え方が示されています。
参考：企業会計基準委員会「企業会計基準第22号 連結財務諸表に関する会計基準」
ただし、これは本社が子会社のすべての経理業務を直接行うことや、親会社の個別会計上の処理を機械的に子会社へ適用することを意味するものではありません。
専門家の助言も踏まえ、グループとして採用する処理方針を決めたうえで、本社と子会社がその方針を共有することが重要です。
本社が管理基準を決め、子会社が現場の取引を確認し、必要な作業を本社や外部支援者と分担する体制が現実的です。
形式的に業務を集約することよりも、誰が取引を確認し、誰が処理し、誰が承認し、誰が数字を説明するかを明確にすることが重要です。
よくある質問
Q1. 子会社を設立したら、経理担当者を採用する必要がありますか？
必ずしも設立直後から専任担当者を採用する必要はありません。
取引件数が少ない段階では、子会社に資料収集や取引確認を行う窓口を置き、本社や経理代行が記帳や月次決算を担当する方法があります。
取引量や確認事項が増えた段階で、子会社の担当者を増やします。
Q2. 子会社の会計ソフトは本社と同じにすべきですか？
同じ会計ソフトを使用すると、設定やデータ確認を共通化しやすくなります。
ただし、子会社の事業内容や周辺システムによっては、異なる会計ソフトを使用する方が適している場合もあります。
異なるソフトを使用する場合は、本社へ提出するデータの形式、期限、確認方法を決めます。
Q3. 子会社の支払は本社がすべて承認すべきですか？
すべての支払を本社が承認すると、確認が集中し、支払が遅れる可能性があります。
金額や取引内容に応じて、子会社で承認できる範囲と、本社の承認が必要な範囲を決めます。
新規取引先、高額な支払、通常と異なる取引などは、本社承認の対象とする方法があります。
Q4. 子会社の月次決算は本社と同じ日に終える必要がありますか？
本社がグループ全体の資料を作成するためには、子会社の月次決算が本社の確認に間に合う必要があります。
最初から同じ日にそろえることが難しい場合は、現在の完成日を確認し、段階的に締切を早めます。
Q5. 子会社の経理業務を経理代行へ任せられますか？
証憑整理、記帳、残高確認、支払予定表、月次資料の作成などは、契約内容に応じて経理代行へ依頼できる場合があります。
ただし、取引内容の確認、重要な判断、支払の最終承認、経営方針の決定は会社側に残ります。
本社、子会社、経理代行の3者で、資料の提出方法、質問への回答者、成果物の確認者を決めます。
まとめ
子会社が増えた会社では、すべての経理業務を本社へ集約するか、子会社へ任せるかを一律に決める必要はありません。
業務ごとに、次の役割を整理することが重要です。
- 取引内容を確認する人
- 資料を提出する人
- 作業を行う人
- 作業結果を確認する人
- 最終的に承認する人
- 数字について説明する人
現場でなければ判断できない内容は子会社に残し、標準化しやすい作業やグループ全体の管理は、本社や共通の経理代行へ集約します。
また、子会社の規模や取引量は変化するため、設立時に決めた役割を固定せず、定期的に見直すことが大切です。
経理代行の費用は、対象となる子会社数、取引件数、記帳範囲、月次決算、支払業務、残高確認などによって異なります。
経理代行の料金相場と費用の内訳については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説
経理代行サブスクサービス「まるまる経理」では、本社と子会社の役割整理、日常経理、記帳、月次決算、証憑管理、残高確認、支払予定表などの運用を支援します。
子会社側の資料提出や取引確認、本社側の確認・承認など、会社に残す役割を整理したうえで、継続して運用できる経理体制を整えます。実際の対応内容は、プランおよび契約範囲に応じて決定します。