経費精算は、毎月必ず発生する経理業務の一つです。
一件ごとの作業は数分でも、領収書の回収や内容確認、承認、会計ソフトへの入力まで含めると、多くの時間がかかっています。
「経費精算に追われて月次決算が遅れる」「経理担当者の残業が減らない」といった悩みを抱える企業も少なくありません。
こうした課題を解決する方法として注目されているのが、経費精算アプリです。
では、実際に導入するとどれくらい時間を削減できるのでしょうか。
この記事では、経費精算に時間がかかる理由と、経費精算アプリによる具体的な削減効果について解説します。
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経費精算はなぜ時間がかかるのか
経費精算は、一つひとつの作業は単純でも、多くの工程があるため、想像以上に時間がかかります。
例えば、一般的な流れは次のようになります。
- 社員が領収書を保管する
- 月末にまとめて経費申請を行う
- 上長が内容を確認・承認する
- 経理担当者が内容をチェックする
- 会計ソフトへ入力する
- 証憑を保管する
この流れのどこか一つでも滞ると、経費精算全体が止まってしまいます。
特に紙やExcelを中心に運用している会社では、
- 領収書の提出漏れ
- 手入力によるミス
- 承認待ち
- 差し戻し
- 紙の保管やファイリング
といった作業が発生し、経理担当者の負担が大きくなります。
30名規模の会社でも、経費精算だけで月10〜30時間程度かかるケースは珍しくありません。
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経費精算アプリでどれくらい時間を削減できる？
経費精算アプリを導入した企業では、経理担当者の作業時間を大幅に削減できた事例が数多くあります。
例えば、
| 導入前 | 導入後 | 削減時間 |
|---|---|---|
| 22時間／月 | 6時間／月 | 16時間削減 |
| 18時間／月 | 5時間／月 | 13時間削減 |
会社の規模や業務量によって差はありますが、月10〜30時間程度の削減は十分に期待できます。
これは単に入力作業が減るだけではありません。
申請から承認、会計処理までの流れ全体が効率化されることで、経理担当者が本来取り組むべき業務へ時間を使えるようになります。
また、月次決算の早期化や入力ミスの削減といった副次的な効果も期待できます。
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なぜここまで時間を削減できるのか
経費精算アプリによる時間削減は、一つの機能だけによるものではありません。
複数の作業をまとめて効率化できるため、大きな削減効果につながります。
OCR機能で入力作業を減らせる
従来は、領収書を見ながら日付や金額、支払先などを一件ずつ入力していました。
経費精算アプリでは、領収書をスマートフォンで撮影するだけで必要な情報を自動で読み取れるものが多く、入力作業を大幅に減らせます。
その結果、
- 手入力の時間を削減できる
- 入力ミスが減る
- 外出先からすぐ申請できる
といった効果が期待できます。
特に営業担当者が多く、領収書の枚数が多い会社ほど効果を実感しやすいでしょう。
承認フローを電子化できる
紙で申請書を回覧している会社では、承認待ちが発生しやすく、経費精算が滞る原因になります。
経費精算アプリを導入すると、申請から承認までオンラインで完結できるため、
- 外出先でも承認できる
- 差し戻しの対応が早い
- 承認状況をすぐ確認できる
ようになります。
承認にかかる時間が短縮されることで、経費精算全体のスピードも向上します。
会計ソフトとの連携で二重入力をなくせる
紙やExcelで管理している場合、承認後に改めて会計ソフトへ入力する会社も少なくありません。
この二重入力は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。
経費精算アプリと会計ソフトを連携すれば、入力したデータをそのまま会計処理へ活用できるため、経理担当者は内容の確認を中心に作業を進められます。
入力作業そのものを減らせることは、時間削減だけでなく、経理品質の向上にもつながります。
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電子帳簿保存法への対応も効率化できる
近年は電子帳簿保存法への対応も必要となり、経費精算業務は以前より複雑になっています。
紙の領収書を保管したり、電子データを適切なルールで保存したりするには、手間がかかるだけでなく、法令への対応漏れがないよう注意しなければなりません。
経費精算アプリの多くは、電子帳簿保存法に対応した保存機能を備えているため、
- 電子データの保存
- 検索要件への対応
- 改ざん防止の仕組み
などを効率的に管理できます。
法令対応のための事務作業が減ることで、経理担当者はより付加価値の高い業務へ時間を使えるようになります。
導入効果が大きい会社の特徴
経費精算アプリはどの会社でも便利ですが、特に効果を実感しやすい会社があります。
例えば、営業担当者が多く、領収書を受け取る機会が多い会社では、紙の回収や入力作業だけでも大きな負担になります。
また、経理担当者が1〜2名しかいない会社では、経費精算に時間を取られることで、月次決算や支払業務など他の業務へ影響が出やすくなります。
次のような会社では、導入効果を実感しやすいでしょう。
- 社員数がおおむね10名以上
- 営業担当者や外出が多い社員がいる
- 経理担当者が少人数で業務を行っている
- 月次決算が遅れがち
- 紙の領収書を多く扱っている
一つでも当てはまる場合は、経費精算業務を見直すことで、大きな時間削減につながる可能性があります
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経費精算アプリだけでは解決しないこともある
経費精算アプリは便利なツールですが、導入するだけですべての課題が解決するわけではありません。
例えば、
- 領収書の提出ルールが決まっていない
- 承認フローが複雑になっている
- 誰がどの業務を担当するのか曖昧
- 月次決算全体の流れが整理されていない
といった状態では、ツールを導入しても期待したほどの効果が得られないことがあります。
大切なのは、経費精算だけではなく、経理業務全体の流れを見直すことです。
業務フローや運用ルールまで含めて整えることで、経費精算アプリの効果を最大限に活かせます。
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まとめ
経費精算アプリは、単なる便利なツールではありません。
入力作業の削減、承認フローの電子化、会計ソフトとの連携、電子帳簿保存法への対応などにより、経費精算業務全体を効率化できます。
会社によって差はありますが、月10〜30時間程度の業務時間を削減できる可能性があり、経理担当者の負担軽減や月次決算の早期化にもつながります。
一方で、ツールを導入するだけでは十分な効果は得られません。業務フローや運用ルールも合わせて見直し、自社に合った経理体制を整えることが重要です。
経費精算業務の効率化や経理体制の見直しをご検討中の方は、まるまる経理へお気軽にご相談ください。公認会計士が現状の課題を整理し、クラウドツールの活用も含めた最適な経理体制づくりをサポートいたします。
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