「経理担当者が退職することになった。」
「急な休職で、来月から経理業務を担当する人がいない。」
このような状況になると、多くの中小企業では「経理業務をどう回せばよいのか」という問題に直面します。
経理は、請求書の発行や支払処理、給与計算、会計入力、月次決算など、会社の経営を支える重要な業務です。
一日止まっただけで大きな問題になるわけではありませんが、担当者が不在の状態が続くと、
- 支払期限に間に合わない
- 月次決算が遅れる
- 取引先への対応が滞る
- 経営状況を把握しにくくなる
といった影響が徐々に広がっていきます。
特に中小企業では、一人の担当者が経理業務を幅広く担っているケースも少なくありません。
そのため、退職や休職が決まってから慌てて対応するのではなく、「業務を止めないためにどうするか」という視点で考えることが重要です。
この記事では、経理担当者が退職・休職したときに起こりやすい問題と、経理代行で対応できる業務について、公認会計士の視点も交えながら解説します。
経理担当者が退職・休職すると起こりやすいこと
経理担当者が不在になると、単純に「入力する人がいなくなる」というだけではありません。
会社によっては、経理業務全体が止まってしまう可能性もあります。
特に影響が大きいのは、次のような業務です。
支払業務が滞る
請求書の確認や振込データの作成、支払予定の管理などは、毎月決まったタイミングで行う必要があります。
担当者が急にいなくなると、
- 振込期限に間に合わない
- 二重支払いが発生する
- 支払い漏れが起こる
といったリスクが高まります。
取引先との信頼関係にも影響するため、優先して対応したい業務の一つです。
月次決算が遅れる
経理担当者が不在になると、日々の仕訳入力や証憑整理が進まず、月次決算にも影響が出ます。
月次決算が遅れると、
- 利益が把握できない
- 資金繰りを判断しにくい
- 経営判断が遅れる
など、経営にも影響が及ぶ可能性があります。
経理業務は「あとでまとめて対応すればよい」と思われがちですが、日々の積み重ねが重要な業務です。
業務内容が分からない
中小企業では、担当者ごとに独自のやり方で業務を進めていることがあります。
例えば、
- 会計ソフトの設定
- 取引先ごとの処理方法
- 請求書の保管場所
- 毎月のチェック項目
などが担当者しか分からない状態になっているケースも少なくありません。
このような状態では、新しい担当者がいてもすぐに業務を引き継ぐことが難しくなります。
経理業務が特定の担当者へ集中している場合は、退職・休職だけでなく、急な病気や長期休暇でも同じ問題が起こります。
合わせて読みたい：経理担当者が辞める理由とは？退職防止のためにできること
まず確認しておきたい5つのこと
退職や休職が決まったら、最初に「誰が代わりに担当するか」を考えがちです。
しかし、その前に現在の状況を整理しておくことが重要です。
1．引き継ぎ期間はどれくらいあるか
退職日まで時間がある場合は、その期間を活用して業務内容を整理しましょう。
担当者しか分からない仕事がある場合は、優先的に引き継ぎを進める必要があります。
2．どの業務を止めてはいけないか
経理業務には、
- 毎日行う業務
- 毎月決まった日に行う業務
- 必要なときだけ行う業務
があります。
すべてを一度に引き継ぐのではなく、「止めると会社へ影響が大きい業務」から優先順位を付けることが重要です。
3．マニュアルはあるか
業務マニュアルがある場合は、新しい担当者や外部のサポート会社へ引き継ぎやすくなります。
一方で、マニュアルがない場合は、担当者が在籍している間にできるだけ手順を書き残しておくことをおすすめします。
4．会計ソフトやクラウドサービスの権限を確認する
会計ソフトやインターネットバンキング、クラウドストレージなどのログイン情報を担当者だけが管理しているケースもあります。
退職後にアクセスできなくなると業務が止まるため、
- 管理者権限
- ログインID
- パスワードの管理方法
なども早めに確認しておきましょう。
5．どこまで社内で対応できるか
すべての業務を新しい担当者へ任せる必要はありません。
例えば、
- 支払業務だけ社内で対応する
- 記帳は外部へ依頼する
- 月次資料の作成だけサポートを受ける
など、業務を分担するという考え方もあります。
どこまで社内で対応できるかを整理しておくと、その後の体制を検討しやすくなります。
合わせて読みたい：経理担当者は何人必要？従業員数別の目安と経理体制を解説
経理代行はどこまで対応できるのか
退職や休職が発生した場合、「経理代行でどこまで対応してもらえるのだろう」と疑問に思う方も多いでしょう。
一般的な経理代行では、会社によって対応範囲は異なりますが、例えば次のような業務を依頼できる場合があります。
- 会計ソフトへの記帳
- 請求書の発行
- 支払データの作成
- 経費精算
- 売掛金・買掛金の管理
- 月次資料の作成
一方で、
- 税務申告
- 税務相談
- 税務代理
などは税理士の独占業務となるため、経理代行だけでは対応できません。
依頼できる業務と依頼できない業務を理解したうえで活用することが重要です。
合わせて読みたい：経理代行とは？業務内容・導入の流れを解説
経理代行は「つなぎ」として利用することもできる
経理代行は、長期的に利用するサービスというイメージを持たれることがあります。
しかし実際には、「後任が決まるまで」「休職者が復帰するまで」といった一定期間だけ利用するケースも少なくありません。
例えば、
- 後任の採用が決まるまでの数か月間
- 育児休業・休職から復帰するまでの期間
- 引き継ぎを進めながら業務を安定させたい期間
など、一時的に経理業務を支える役割として活用できます。
採用活動には数か月かかることも珍しくありません。
その間も支払処理や月次決算は止めることができないため、一時的に外部のサポートを活用することで、落ち着いて次の体制を整えやすくなります。
合わせて読みたい：経理代行で会社はどう変わる？導入効果を徹底解説
退職・休職時に経理代行を活用しやすいケース
経理代行は、すべての会社に必要というわけではありません。
一方で、次のようなケースでは活用しやすいといえます。
後任が決まっていない
退職日が決まっていても、後任がまだ採用できていないケースです。
採用を急ぐあまり、十分な見極めができずに採用してしまうと、再び採用活動が必要になることもあります。
そのような場合は、一時的に経理代行を利用することで、採用を急ぎすぎずに済むというメリットがあります。
合わせて読みたい：経理が採用できない原因とは？中小企業が取るべき対策
引き継ぎ期間が短い
突然の退職や急な休職では、十分な引き継ぎ期間を確保できないことがあります。
このような場合は、限られた期間で業務を整理しながら、外部のサポートを受けることで業務が止まるリスクを抑えやすくなります。
社長や他部署が経理を兼務している
退職後、一時的に社長や総務担当者が経理業務を担当するケースもあります。
しかし、本来の業務と並行して経理を行うと、
- 本業へ集中できない
- 処理が遅れる
- ミスが発生しやすい
といった状況になりやすくなります。
こうした負担を軽減するため、一部の経理業務だけを外部へ委託する方法も選択肢の一つです。
「全部任せる」のではなく「必要な業務だけ任せる」という考え方
経理代行を利用する場合でも、すべての経理業務を外部へ委託する必要はありません。
例えば、
- 記帳だけ依頼する
- 支払データの作成だけ依頼する
- 月次資料の作成だけ依頼する
など、会社の状況に応じて必要な業務だけ依頼できる場合もあります。
特に退職や休職への対応では、「止められない業務」だけを優先して依頼することで、社内の負担を大きく減らせることがあります。
そのため、「全部外注するか、自社で対応するか」という二択ではなく、必要な部分だけ外部の力を借りるという考え方も知っておくとよいでしょう。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説
公認会計士の視点｜本当に困るのは「退職」ではなく「引き継ぎ不足」
これまで多くの中小企業の経理体制を見てきましたが、退職や休職そのものが問題になるケースは、それほど多くありません。
本当に困るのは、「担当者しか業務内容が分からない状態」のまま退職・休職を迎えてしまうことです。
例えば、
- 会計ソフトの設定内容が分からない
- 支払方法が担当者しか分からない
- 毎月の確認事項が共有されていない
- パスワードや管理権限が引き継がれていない
このような状態では、新しい担当者がいてもすぐに業務を引き継ぐことはできません。
反対に、業務の流れが整理され、マニュアルや運用ルールが整備されていれば、担当者が変わっても比較的スムーズに対応できます。
退職や休職はいつか必ず起こるものです。
だからこそ、「人に依存しない経理体制」を日頃から意識しておくことが、会社のリスクを減らすことにつながります。
よくある質問
Q. 経理担当者が退職した後でも経理代行は利用できますか？
利用できるケースは多くあります。
ただし、引き継ぎ期間が残っている方が業務内容を共有しやすいため、退職が決まった時点で早めに相談することをおすすめします。
Q. 休職中だけ利用することもできますか？
サービス内容によりますが、一時的な利用に対応している会社もあります。
利用期間や依頼範囲については、契約前に確認しておくと安心です。
Q. 経理代行に依頼すると社員を採用しなくても大丈夫ですか？
会社の規模や業務量によって異なります。
経理担当者を採用した方がよい会社もあれば、外部サービスを組み合わせることで効率的に運用できる会社もあります。
採用と外注を比較したい方は、こちらの記事も参考にしてください。
合わせて読みたい：経理を採用する？外注する？年間コスト・メリット・デメリットを比較
まとめ
経理担当者の退職や休職は、どの会社でも起こり得る出来事です。
重要なのは、「担当者がいなくなった後、経理業務を止めないための準備」ができているかどうかです。
退職・休職が決まったら、
- 引き継ぎ期間を確認する
- 優先して対応すべき業務を整理する
- マニュアルや権限を確認する
- 必要に応じて外部のサポートを活用する
といった対応を進めることで、混乱を最小限に抑えられます。
また、経理代行は「すべての業務を任せるサービス」ではなく、必要な業務だけを一時的に依頼するという活用方法もあります。
退職・休職をきっかけに経理体制そのものを見直したい場合は、親記事もあわせてご覧ください。
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