経理業務は毎月繰り返す仕事だからこそ、少しずつ積み重なった非効率や負担に気付きにくいことがあります。
以前と同じ方法で業務を進めていても、会社の成長によって取引件数や従業員数が増えれば、経理体制が現在の業務量に合わなくなる場合があります。
経理体制の課題は、担当者が忙しくなるだけではありません。
月次決算の遅れ、資金繰りの把握不足、手作業の増加、特定の担当者への業務集中などを通じて、会社全体の生産性や経営判断にも影響します。
重要なのは、大きな問題が起きてから対応するのではなく、見直すべきサインに早めに気付くことです。
この記事では、中小企業によく見られる経理体制を見直すべき5つのサインと、改善を始める際の考え方を解説します。
経理体制を見直すことで、利益、資金繰り、生産性がどのように変わるのかは、以下の記事をご覧ください。
合わせて読みたい：経理体制を見直すと会社はどう変わる？利益・資金繰り・生産性を改善する方法
経理体制は会社の変化に合わせて見直す
創業直後は、少人数で経理業務を進められる場合があります。
しかし、会社が成長すると、次のような変化が起こります。
- 取引先が増える
- 請求書や領収書が増える
- 従業員が増える
- 支払いや入金確認の件数が増える
- 銀行口座やクレジットカードが増える
- 管理すべき数字や資料が増える
会社の規模や取引量が変わっているにもかかわらず、経理の進め方だけが創業当初のままでは、処理の遅れや確認漏れが生じやすくなります。
経理体制を見直すことは、これまでの方法が間違っていたという意味ではありません。
会社の現在の状況に合わせて、担当者、業務フロー、システム、資料の管理方法を調整することです。
経理体制を見直すべき5つのサイン
経理体制の見直しを検討したい代表的なサインは、次の5つです。
- 社長が経理業務に多くの時間を使っている
- 月次決算が以前より遅くなっている
- キャッシュフローをタイムリーに把握できない
- 手作業や紙での管理が多い
- 経理担当者へ業務が集中している
一つだけに該当する場合でも、以前より負担が増えているなら、経理体制を見直すサインとして受け止めることが大切です。
サイン① 社長が経理業務に多くの時間を使っている
創業当初は、社長が請求書の発行や入出金確認などを担当する場合があります。
ただし、会社が成長した後も日常的な経理作業を社長が抱え、営業や経営判断の時間が減っている場合は、役割分担を見直す必要があります。
社長が経理を続けることで起こりやすいリスクや、見直すタイミングについては、以下の記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：社長が経理をしている会社が抱える5つのリスク｜見直すべきタイミングとは
サイン② 月次決算が以前より遅くなっている
月次決算が以前より遅くなっている場合は、経理体制を見直すサインの一つです。
月次の数字が確定しなければ、利益、経費、売掛金、買掛金などの状況を確認するタイミングも遅れます。
その結果、経営判断に使用する数字が古くなり、必要な対応が遅れる可能性があります。
月次決算が遅れる原因は、会計ソフトへの入力だけとは限りません。
例えば、次のような前工程が影響している場合があります。
- 請求書が各部署から集まらない
- 経費申請の締め日が守られていない
- 入金内容を確認できない
- 不明取引への回答が遅い
- 支払予定が整理されていない
- 月次資料の確認者が決まっていない
月次決算を早めるには、担当者の入力速度だけでなく、資料回収から確認・承認までの流れを見直す必要があります。
月初業務の具体的な改善方法については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理の月初業務を効率化！月次決算を早める方法
サイン③ キャッシュフローをタイムリーに把握できない
利益が出ていても、入金より支払いが先に発生すれば、手元資金が不足する可能性があります。
そのため、経営では損益だけでなく、現金の流れを継続的に確認することが重要です。
次のような状態になっている場合は、資金繰りを確認する仕組みを見直す必要があります。
- 現在の預金残高しか確認していない
- 今後の入金予定と支払予定を一覧にしていない
- 売掛金の回収状況を把握できていない
- 大きな支払いを直前に把握する
- 資金繰りを社長の感覚だけで判断している
- 月次資料が完成するまで資金状況を確認できない
キャッシュフローを把握するには、会計処理が終わるのを待つだけでなく、入金予定、支払予定、借入返済などを確認できる体制が必要です。
キャッシュフローが悪化する原因と改善策については、以下の記事をご覧ください。
合わせて読みたい：キャッシュフローが悪化する会社の特徴とは？原因と改善策を解説
サイン④ 手作業や紙での管理が多い
紙の請求書や領収書、Excelへの転記、手入力による集計が多い会社も、経理体制を見直す余地があります。
手作業が多いと、次のような問題が起こりやすくなります。
- 同じ内容を複数のシステムへ入力する
- 転記ミスが発生する
- 紙の資料を探す時間がかかる
- 担当者が出社しなければ処理できない
- 承認状況を確認しにくい
- 入力後の照合作業が増える
すべての業務を一度にデジタル化する必要はありません。
まずは、毎月繰り返している作業の中から、入力回数が多い業務や、資料を探す時間が長い業務を選んで見直します。
例えば、経費申請、請求書の受領、銀行データの取り込みなどは、現在の作業時間やミスの発生状況を確認したうえで改善を検討できます。
経費精算を効率化した場合の効果については、以下の記事も参考になります。
合わせて読みたい：経費精算アプリ導入で経理は何時間削減できるか
サイン⑤ 経理担当者へ業務が集中している
特定の担当者しか、経理業務の進め方や判断基準を把握していない状態も、経理体制を見直すサインです。
担当者の経験によって業務が安定しているように見えても、次のようなリスクがあります。
- 担当者の休職や退職で業務が止まる
- 他の社員が代理対応できない
- 業務量が増えても担当者へ集中する
- 確認や承認が一人に偏る
- 引き継ぎに時間がかかる
- 誤りや不正を発見しにくい
経理体制を見直す際は、担当者を増やすだけでなく、業務一覧、手順書、資料の保存場所、確認先などを整理することが重要です。
特定の担当者だけに依存しない体制のつくり方については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理の属人化を解消する方法
複数の課題が同時に起きている場合は早めに見直す
経理体制の課題は、一つずつ独立して発生するとは限りません。
例えば、紙の資料が多く、担当者へ業務が集中している会社では、資料回収や入力に時間がかかり、月次決算も遅れやすくなります。
月次決算が遅れれば、利益や資金繰りの把握も遅れます。
さらに、数字の確認が遅れることで、社長が必要な経営判断を行うタイミングにも影響します。
このように、複数のサインが同時に現れている場合は、個別の作業だけでなく、経理業務全体の流れを確認する必要があります。
経理体制の見直しは一度に進める必要はない
複数の課題に該当しても、すべてを同時に変更する必要はありません。
まずは、会社への影響が大きい課題から優先順位を付けます。
例えば、次のように整理できます。
| 現在の課題 | 最初に確認したいこと |
|---|---|
| 月次決算が遅い | 資料回収、締め日、確認・承認の流れ |
| 資金繰りが分からない | 入金予定、支払予定、売掛金の回収状況 |
| 手作業が多い | 転記や二重入力が発生している業務 |
| 担当者へ業務が集中している | 業務一覧、手順書、代理対応の有無 |
| 社長の負担が大きい | 社長が判断すべき業務と他の人へ任せられる業務 |
現在の業務を整理したうえで、一つずつ改善することで、現場の混乱を抑えながら経理体制を見直せます。
紙や手作業を減らし、業務フロー全体を改善する考え方については、以下の記事も参考になります。
合わせて読みたい：中小企業の経理DX｜導入のための実践7ステップ
公認会計士の視点｜複数のサインは同じ業務フローから生じる
月次決算の遅れ、資金繰りの把握不足、担当者への業務集中は、別々の課題に見える場合があります。
しかし、実際には、資料の提出方法や確認・承認の流れが整理されていないことが、複数の問題につながっていることがあります。
例えば、請求書の提出期限や保存場所が決まっていなければ、資料回収が遅れます。
資料回収が遅れれば、会計処理と月次決算も遅れます。
月次の数字が確定しなければ、利益や資金繰りの確認も遅くなります。
経理体制を見直す際は、目の前の症状だけを個別に直すのではなく、どの業務工程で情報や処理が止まっているのかを確認することが重要です。
業務の流れを整理することで、一つの改善が複数の課題解消につながる場合があります。
まとめ
経理体制を見直すべき代表的なサインは、次の5つです。
- 社長が経理業務に多くの時間を使っている
- 月次決算が以前より遅くなっている
- キャッシュフローをタイムリーに把握できない
- 手作業や紙での管理が多い
- 経理担当者へ業務が集中している
これらの課題が続くと、経理担当者の負担だけでなく、会社全体の生産性や経営判断にも影響する可能性があります。
経理体制を見直す際は、すべてを一度に変更する必要はありません。
現在の業務を整理し、会社への影響が大きい課題から優先的に改善することが大切です。
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経理代行を利用する場合の料金相場や費用の内訳については、以下の記事も参考にしてください。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説