現在利用している経理代行会社について、
- 対応が遅い
- 担当者とのコミュニケーションが取りづらい
- ミスや修正対応が多い
- 会社の成長にサービス内容が合わなくなってきた
と感じ、乗り換えを検討している企業もあるのではないでしょうか。
経理代行会社を変更すること自体は珍しいことではありません。
しかし、十分な準備をしないまま乗り換えると、データの引き継ぎ漏れや業務の混乱が発生し、現在よりも経理体制が不安定になってしまう可能性があります。
乗り換えを成功させるためには、「今の会社に不満があるから変える」のではなく、「次の会社で同じ失敗を繰り返さないためには何を確認すべきか」という視点が重要です。
この記事では、経理代行会社を乗り換える前に確認したい7つのポイントを解説します。
合わせて読みたい：経理代行で失敗しないための完全ガイド｜導入前後に知っておきたい注意点
経理代行の乗り換えは慎重に進めることが重要
経理代行会社を変更する理由は企業によってさまざまです。
例えば、
- 月次資料の提出が遅い
- 修正対応が多い
- 担当者が頻繁に変わる
- 改善提案がない
- 対応できる業務範囲が不足している
などがあります。
こうした不満があるからといって、すぐに新しい会社へ切り替えるのはおすすめできません。
現在の課題を整理しないまま乗り換えると、新しい委託先でも同じ不満を抱えてしまう可能性があります。
まずは、
「何を改善したいのか」
を明確にしたうえで、新しい経理代行会社を比較することが大切です。
1．現在の契約内容を確認する
乗り換えを検討し始めたら、最初に確認したいのが現在の契約内容です。
特に次の項目は必ず確認しておきましょう。
- 契約期間
- 解約予告期間
- 違約金の有無
- データ返却の方法
- 引き継ぎ対応の範囲
契約内容を確認しないまま解約を進めると、
- 想定外の違約金が発生する
- データの受け渡しに時間がかかる
- 業務の空白期間ができる
といったトラブルにつながることがあります。
契約終了日と新しい会社の業務開始日を確認し、スムーズに移行できるスケジュールを立てることが重要です。
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2．「なぜ乗り換えたいのか」を整理する
現在の委託先に対する不満を整理することも重要です。
「なんとなく合わない」という理由だけでは、新しい会社を選ぶ基準が曖昧になってしまいます。
例えば、
- 月次決算をもっと早くしたい
- 担当者との連絡をスムーズにしたい
- 支払業務まで依頼したい
- クラウド会計の運用を改善したい
など、改善したい内容を具体的に書き出してみましょう。
課題が明確になれば、新しい会社を比較する際にも、自社に必要なサービスを判断しやすくなります。
また、現在の不満が運用方法に原因がある場合は、乗り換えではなく運用改善で解決できるケースもあります。
合わせて読みたい：経理代行で失敗する会社の共通点｜導入後の社内運用と回避策
3．必要なデータを自社で管理できる状態にする
乗り換えで最も注意したいのが、データの引き継ぎです。
現在の委託先だけがデータを管理している状態では、乗り換え後の業務に支障が出る可能性があります。
引き継ぎ前には、次のようなデータを確認しておきましょう。
- 会計ソフトのログイン情報
- 総勘定元帳
- 試算表
- 請求書・領収書データ
- 銀行口座情報
- 各種マスターデータ
また、クラウド会計を利用している場合は、管理者権限が自社にあるかも確認しておきたいポイントです。
必要なデータを自社で管理できる状態にしておくことで、新しい経理代行会社への引き継ぎもスムーズに進めやすくなります。
合わせて読みたい：経理代行で失敗しないための完全ガイド｜導入前後に知っておきたい注意点
4．引き継ぎ期間を十分に確保する
経理業務は、一日で切り替えられるものではありません。
現在の委託先から新しい委託先へ業務を移行するには、
- 業務内容の共有
- データの受け渡し
- 会計処理ルールの確認
- 月次スケジュールの共有
など、多くの準備が必要になります。
現在の契約を終了してから新しい会社を探すのではなく、新しい委託先を決めたうえで並行して引き継ぎを進める方が、安全に移行できます。
余裕を持ったスケジュールを組むことが、乗り換えを成功させるポイントです。
合わせて読みたい：経理代行への引き継ぎで失敗する5つの原因と対策
5．新しい経理代行会社の対応範囲を確認する
経理代行会社によって、対応できる業務範囲は大きく異なります。
現在の不満を解消するために乗り換えても、新しい会社が必要な業務に対応していなければ、同じ問題を繰り返してしまう可能性があります。
契約前には、例えば次のような点を確認しておきましょう。
- 記帳代行
- 請求書発行
- 支払業務
- 売掛金・買掛金管理
- 給与計算
- 月次決算資料の作成
- クラウド会計への対応
「どこまで対応できるか」だけではなく、「基本料金に含まれる範囲」と「追加料金が発生する業務」も確認しておくことが大切です。
また、今だけではなく、会社の成長に合わせて依頼範囲を広げられるかも確認しておくと、将来的な再乗り換えのリスクを減らせます。
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6．品質管理や担当者体制を確認する
乗り換えを検討する理由として、
- ミスが多い
- 修正対応が頻繁に発生する
- 担当者が何度も変わる
といった品質面への不満は少なくありません。
そのため、新しい会社では料金だけでなく、品質管理体制も確認しましょう。
例えば、
- ダブルチェック体制があるか
- 管理者によるレビューを実施しているか
- 担当者は固定制か
- 担当者が不在の場合のサポート体制はあるか
などです。
経理業務は継続性が重要です。
安心して長く任せるためには、「誰が担当するか」だけではなく、「品質を維持する仕組み」が整っているかという視点で比較することが大切です。
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7．コミュニケーション方法が自社に合っているか確認する
経理代行では、毎月さまざまな確認や相談が発生します。
そのため、コミュニケーションの取りやすさも重要な確認ポイントです。
例えば、
- チャットに対応しているか
- メール・電話・Web会議に対応しているか
- 問い合わせへの返信目安
- 定期的な打ち合わせがあるか
- 緊急時の連絡方法
などを確認しておきましょう。
特に、「連絡が取りづらい」という理由で乗り換えを検討している場合は、新しい会社の連絡体制を事前に確認することが重要です。
契約前の打ち合わせや無料相談では、サービス内容だけでなく、担当者とのやり取りのしやすさも確認しておくことをおすすめします。
公認会計士の視点｜乗り換えは「今の会社を変えること」が目的ではない
経理代行の乗り換えをご相談いただく際、「今の会社に不満があるので変えたい」というお話をよく伺います。
もちろん、サービス内容に問題がある場合は、乗り換えが有効な選択肢になることもあります。
しかし実務では、現在の不満を整理しないまま乗り換えてしまい、同じ問題を繰り返してしまうケースも少なくありません。
例えば、
- 本当に問題だったのは担当者ではなく、社内の承認フローだった
- 月次決算が遅い原因は、資料提出の遅れだった
- 改善提案がないと思っていたが、自社から相談していなかった
というケースもあります。
乗り換えは目的ではなく、経理体制をより良くするための手段です。
現在の課題を整理したうえで、「どのような会社ならその課題を解決できるか」という視点で比較することが、後悔しない乗り換えにつながります。
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よくある質問
Q. 経理代行会社を変更することは珍しいですか？
いいえ。
会社の成長や業務内容の変化に合わせて、より自社に合った経理代行会社へ乗り換える企業は少なくありません。
Q. 乗り換えにはどのくらいの期間が必要ですか？
業務内容によって異なりますが、一般的には1〜2か月程度の引き継ぎ期間を設けるケースが多くあります。
余裕を持って準備を進めることで、業務への影響を最小限に抑えられます。
Q. 現在の契約を解約してから新しい会社を探しても大丈夫ですか？
基本的にはおすすめできません。
新しい委託先を決めてから引き継ぎを進めることで、経理業務が止まるリスクを避けやすくなります。
まとめ
経理代行会社の乗り換えは、現在の不満を解消し、より自社に合った経理体制を構築するための有効な選択肢です。
一方で、十分な準備をしないまま進めると、データの引き継ぎ漏れや業務の混乱など、新たなトラブルにつながる可能性があります。
乗り換え前には、次の7つを確認しておきましょう。
- 現在の契約内容
- 乗り換えたい理由
- 必要なデータの管理状況
- 引き継ぎスケジュール
- 新しい会社の対応範囲
- 品質管理・担当者体制
- コミュニケーション体制
これらを整理したうえで比較・検討することで、自社に合った経理代行会社を選びやすくなります。
現在の経理代行会社についてお悩みの方や、「乗り換えるべきか、それとも現在の運用を改善すべきか判断に迷っている」という方は、まるまる経理へお気軽にご相談ください。
現在の経理体制や課題を丁寧にヒアリングし、貴社にとって最適な選択肢をご提案いたします。
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