はじめに
近年、「経理DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を耳にする機会が増えました。しかし、中小企業の経営者や経理担当者の中には、
- 経理DXとは具体的に何をすることなのか分からない
- 会計ソフトを導入すればDXなのか
- 自社のような中小企業でも取り組む必要があるのか
と感じている方も少なくありません。実際、経理DXは単に新しいシステムを導入することではありません。
経理業務をデジタル前提で見直し、より早く、正確に、効率よく数字を把握できる仕組みを作ることが本来の目的です。
特に近年は、人手不足や採用難に加え、電子帳簿保存法やインボイス制度などへの対応も求められるようになりました。限られた人員で経理業務を回さなければならない中小企業にとって、経理DXは業務効率化だけでなく、属人化の解消や経営判断の迅速化にもつながる重要な取り組みです。
本記事では、経理DXの基本的な考え方と、中小企業が最初に取り組むべきポイントについてわかりやすく解説します。
経理DXとは何か
経理DXとは、経理業務をデジタル技術によって改善し、業務効率化や経営判断の迅速化を実現する取り組みです。単に紙の書類をPDF化したり、会計ソフトを導入したりするだけではありません。請求書の受領方法、経費精算の流れ、支払承認、会計処理、月次決算までを含めて、経理業務全体を見直すことが経理DXの本質です。
経理DXが進むことで、
- 業務の標準化
- 情報共有の円滑化
- 月次決算の早期化
- 属人化リスクの軽減
- 経営判断の迅速化
などが期待できます。
つまり、単なる「デジタル化」ではなく、「経理業務そのものを改善する取り組み」が経理DXです。
経理DXとデジタル化の違い
経理DXとよく混同されるのが「デジタル化」です。
例えば、
- 紙の請求書をPDFにする
- Excelをクラウドで共有する
- 会計ソフトを導入する
といった取り組みはデジタル化に該当します。
もちろんデジタル化も重要ですが、それだけでは経理DXとは言えません。なぜなら、業務の流れ自体が変わっていないからです。例えば、紙の請求書をPDFに変更しても、その後に印刷して回覧したり、手入力を続けたりしていれば、業務効率は大きく変わりません。
経理DXとは、業務フローそのものを見直し、より効率的で再現性の高い仕組みに変えていくことを意味します。
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なぜ中小企業に経理DXが必要なのか
経理DXというと、大企業向けの取り組みだと思われることがあります。しかし実際には、中小企業こそDXの恩恵を受けやすいと言えます。その理由の一つが人手不足です。多くの中小企業では、経理担当者が1名しかいなかったり、総務や人事を兼任していたりします。
そのため、
- 請求書処理
- 経費精算
- 支払業務
- 月次資料作成
などを限られた人員で対応しなければなりません。さらに担当者が退職すると、業務の引き継ぎに苦労するケースもあります。経理DXは、こうした人手不足や属人化のリスクを軽減し、安定した経理体制を作るための有効な手段です。
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なぜ「紙」が経理DXの最初の壁になるのか
中小企業で経理DXが進まない原因の多くは、実はシステム不足ではありません。業務の入口が紙中心になっていることが大きな要因です。
例えば、
- 請求書が紙で届く
- 領収書を紙で提出する
- 契約書を紙で保管する
- 稟議書を紙で回覧する
といった運用です。
紙そのものが悪いわけではありませんが、紙中心の運用では書類の回収、保管、共有、検索といった作業が発生します。また、担当者しか保管場所を知らない状態になりやすく、情報共有が難しくなる傾向があります。どれだけ便利なシステムを導入しても、業務の入口が紙のままでは手作業が残りやすくなります。
そのため、多くの企業では「まず紙を減らすこと」から経理DXを始めています。
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中小企業の経理DX実践事例
事例① 請求書の受領方法を統一した会社
従業員15名規模の企業では、取引先ごとに紙・メール・FAXで請求書を受け取っていました。そのため、月末になると経理担当者が各部署や取引先へ未提出の請求書を確認し、回収してから入力作業を始める状況になっていました。
また、紙で届いた請求書をスキャンして保存し、メールで届いた請求書は別フォルダで管理するなど、保管方法も統一されておらず、確認や検索にも時間がかかっていました。
そこで取引先へ依頼し、請求書の受領方法をPDFに統一しました。受領した請求書はクラウドストレージへ保存し、経理担当者がすぐに確認できる運用へ変更したところ、回収作業や書類整理の手間が大幅に減少しました。
その結果、請求書が届いた段階で処理を進められるようになり、月次資料の作成スピードが向上し、月次決算の早期化につながりました。
事例② 経費精算をデジタル化した会社
従業員30名規模の企業では、営業担当者が出張や訪問先で受け取った領収書を月末にまとめて提出していました。
そのため、
- 領収書の提出漏れが発生する
- 内容確認のために差し戻しが発生する
- 経理担当者が月末にまとめて処理する
といった状況になっていました。
そこで、スマートフォンから領収書を撮影して提出できる経費精算システムを導入しました。その結果、領収書を受け取った時点で提出できるようになり、提出漏れが減少しました。
また、経理担当者も月末に大量の領収書を処理する必要がなくなり、確認作業を分散できるようになりました。経費精算にかかる負担が減ったことで、月次決算の準備もスムーズになりました。
事例③ 承認方法を見直した会社
支払承認を書面で行っていた企業では、請求書を印刷し、担当者から管理職、経営者へと回覧する運用を行っていました。
しかし、
- 承認者の出張や不在で処理が止まる
- 誰のところで止まっているのか分からない
- 月末に承認待ちが集中する
といった問題が発生していました。
そこで、支払承認をクラウド上で行える仕組みに変更し、承認状況を確認できるようにしました。その結果、外出先からでも承認できるようになり、確認待ちによる停滞が大幅に減少しました。
また、承認履歴も残るため、「誰がいつ承認したのか」が分かりやすくなり、管理面でも改善につながりました。月末の支払処理が安定し、経理担当者が承認状況を追いかける手間も減少しました。
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中小企業が経理DXを進める3つのステップ
1. 書類の受け取り方法を見直す
経理DXの第一歩は、請求書や領収書などをできるだけデジタルで受け取ることです。
例えば、
- 紙の請求書をPDF送付へ変更する
- 領収書はスマートフォンで撮影して提出する
- 契約書は電子契約を活用する
といった方法があります。
経理業務では、入力作業そのものよりも「書類を集める作業」に時間がかかっているケースが少なくありません。そのため、まずは業務の入口を整えることが重要です。書類の受け取り方法を統一するだけでも、回収漏れや確認漏れが減り、後工程の負担を大きく軽減できます。
2. 保存場所を統一する
次に取り組みたいのが、資料の保存場所の統一です。請求書はメール、領収書は紙、契約書は担当者のパソコンといった状態では、必要な資料を探すだけでも時間がかかります。
そこで、
- Google Drive
- OneDrive
- Dropbox
などのクラウドストレージを活用し、資料を一元管理できる環境を整えましょう。重要なのは、どのツールを使うかよりも「全員が同じルールで保存すること」です。保存場所やフォルダ構成が統一されていれば、担当者が休暇中でも必要な資料を確認しやすくなり、属人化の防止にもつながります。
3. 承認フローを整理する
経理DXでは、書類のデジタル化だけでなく、承認の流れを見直すことも重要です。
例えば、
- 経費精算の承認者が複数いて処理が止まる
- 社長の押印待ちで支払いが遅れる
- 承認期限が決まっていない
といった状態では、どれだけ便利なシステムを導入しても効果は限定的です。
まずは、
- 誰が承認するのか
- どの金額まで承認権限を持つのか
- 何日以内に承認するのか
を明確にしましょう。そのうえでクラウド承認を導入すると、確認待ちや回覧待ちを減らしやすくなります。経理DXではシステム導入だけでなく、業務の流れそのものを整理することが重要です。
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経理DXは「システム導入」ではなく「業務改善」
経理DXというと、高額なシステム導入をイメージする方もいます。しかし実際には、請求書の受領方法を見直したり、保存場所を統一したりするだけでも大きな効果が出るケースがあります。
重要なのはツールを導入することではなく、業務の流れを見直すことです。システムはあくまで手段であり、目的は経理業務を効率化し、経営に役立つ数字を早く把握できる状態を作ることです。
そのため、「どのシステムを入れるか」よりも、「どの業務を改善したいのか」を明確にすることが経理DX成功の第一歩になります。
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まとめ
経理DXとは、単なるシステム導入ではなく、経理業務全体を見直して効率化する取り組みです。
特に中小企業では、
- 人手不足
- 属人化
- 月次決算の遅れ
- 情報共有の非効率
といった課題を解決する有効な手段になります。
そして経理DXの第一歩は、難しいIT導入ではありません。まずは紙中心の業務を見直し、デジタルで情報が流れる仕組みを作ることです。
小さな改善の積み重ねが、経理業務の効率化と経営判断のスピード向上につながります。
経理DXや経理業務の効率化でお悩みなら
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