はじめに
「経理担当者が毎月残業している」「請求書の処理や支払い業務に追われている」「月次決算がなかなか締まらない」。
このような悩みを抱える中小企業は少なくありません。
経理業務を効率化する方法として注目されているのがクラウド会計です。
クラウド会計を導入すると、銀行口座やクレジットカードとのデータ連携、リアルタイムでの情報共有などが可能になり、これまで手作業で行っていた業務を効率化しやすくなります。
ただし、クラウド会計は「導入するだけ」で劇的に改善するものではありません。業務の進め方や運用ルールを見直すことで、本来の効果を発揮します。
この記事では、クラウド会計を導入すると経理業務がどのように変わるのか、中小企業で実感しやすいメリットを分かりやすく解説します。
クラウド会計を導入すると経理はどう変わる？
クラウド会計の導入によって、経理担当者の仕事は「入力中心」から「確認・分析中心」へ変わっていきます。
紙やExcelを中心とした運用では、入力や転記、資料探しなどの作業に多くの時間がかかります。
一方、クラウド会計ではデータを一元管理しやすくなるため、入力作業や情報共有の負担を軽減できます。
クラウド会計を導入することで期待できる主な変化は次のとおりです。
| 項目 | 導入前 | 導入後 |
|---|---|---|
| 会計入力 | 手入力・転記が多い | データ連携により入力負担を軽減 |
| 情報共有 | 担当者ごとの管理 | リアルタイムで共有しやすい |
| 書類確認 | 紙やExcelを探す | 必要な情報をすぐ確認できる |
| 承認業務 | 紙やメール中心 | クラウド上で進捗を確認しやすい |
| 月次決算 | 作業が集中しやすい | 日々の処理が進みやすい |
もちろん、すべての業務が自動化されるわけではありません。
しかし、繰り返し発生する作業を減らすことで、経理担当者は確認やチェック、経営に役立つ資料作成など、本来取り組むべき業務へ時間を使いやすくなります。
メリット① 入力作業の負担を減らせる
経理業務の中でも、特に時間がかかるのが会計入力です。
例えば、
- 銀行口座の入出金を確認する
- クレジットカードの利用明細を確認する
- 会計ソフトへ仕訳を入力する
といった作業は、取引件数が増えるほど負担も大きくなります。
クラウド会計では、銀行口座やクレジットカードなどと連携することで、取引データを取り込みやすくなります。
その結果、手入力や転記の作業が減り、入力ミスの防止にもつながります。
ただし、データを自動で取り込めるようになっても、内容の確認や仕訳のチェックは必要です。
クラウド会計は「入力作業をなくす」のではなく、「入力にかかる負担を減らす」ための仕組みと考えるとよいでしょう。
合わせて読みたい：銀行データ自動連携とは？月次決算が早くなる仕組みを解説
メリット② リアルタイムで情報共有しやすくなる
クラウド会計では、インターネット環境があれば、必要な情報を関係者が確認しやすくなります。
例えば、
- 経理担当者
- 経営者
- 税理士
- 外部パートナー
が同じデータを確認できるため、資料をメールで送り直したり、最新版を探したりする手間を減らせます。
また、請求書や領収書などの管理方法を見直すことで、必要な資料を探す時間も短縮しやすくなります。
ただし、紙の書類が多いままでは、クラウド会計を導入しても十分な効果を得られないことがあります。
まずは、書類の受け取りや保存方法を見直し、デジタルで管理しやすい環境を整えることが重要です。
合わせて読みたい：経理DXはペーパーレス化から｜紙を減らす進め方と実践例
メリット③ 承認や確認がスムーズになる
紙の請求書やExcelで運用している企業では、承認待ちによって業務が止まることがあります。
例えば、
- 社長が外出していて承認できない
- 承認者が不在で処理が進まない
- メールの確認漏れで支払いが遅れる
といったケースです。
クラウド会計を活用すると、必要な情報をリアルタイムで共有しやすくなり、承認や確認もスムーズに進めやすくなります。
ただし、ツールを導入しただけでは十分ではありません。
承認者や承認期限などの運用ルールを明確にしておくことで、よりスムーズな業務につながります。
経理DX全体の進め方について知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
合わせて読みたい：経理DXは何から始める？中小企業の導入手順と成功事例
メリット④ 月次決算を早めやすくなる
経営者にとって重要なのは、会社の数字をできるだけ早く把握することです。
しかし、紙やExcelを中心とした運用では、
- 入力作業が月末に集中する
- 資料の回収に時間がかかる
- 確認作業が遅れる
といった理由から、試算表の完成が翌月下旬になる企業も少なくありません。
クラウド会計を活用すると、日々の取引をこまめに記録・確認しやすくなるため、月末に作業が集中しにくくなります。
また、銀行データや各種サービスとの連携、情報共有のしやすさなども、月次決算の早期化につながる要因です。
その結果、
- 売上や利益を早く把握できる
- 資金繰りを確認しやすくなる
- 経営判断を迅速に行いやすくなる
といったメリットが期待できます。
月次決算を早めるためには、クラウド会計の導入だけでなく、日々の業務フローや運用ルールを見直すことも重要です。
メリット⑤ 属人化を防ぎやすくなる
中小企業では、経理担当者が一人しかいないケースも珍しくありません。
そのため、
- 担当者しか処理方法を知らない
- 会計データの保存場所が分からない
- 引き継ぎが難しい
といった属人化が起こりやすくなります。
クラウド会計では、データを一元管理しやすくなり、複数の関係者が同じ情報を確認できる環境を整えやすくなります。
また、税理士や外部パートナーともデータを共有しやすいため、特定の担当者だけに依存しない体制づくりにも役立ちます。
もちろん、クラウド会計を導入しただけで属人化が解消するわけではありません。
業務ルールやマニュアルを整備し、誰でも同じように業務を進められる仕組みを作ることが重要です。
属人化のリスクについて詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
合わせて読みたい：経理の属人化を解消する方法
クラウド会計だけでは解決しないこと
ここまでクラウド会計のメリットをご紹介しましたが、ツールを導入しただけで経理業務が劇的に改善するわけではありません。
例えば、
- 紙の運用が残っている
- 業務ルールが統一されていない
- 承認フローが複雑なまま
- 資料の提出方法がバラバラ
といった状態では、十分な効果を得られないことがあります。
クラウド会計はあくまで「業務を効率化するための手段」です。
重要なのは、自社の業務フローを見直し、運用ルールを整えたうえで活用することです。
経理DXが思うように進まない企業では、システムではなく業務の進め方に課題があるケースも少なくありません。
合わせて読みたい：経理DXが進まない会社の共通点とは？失敗原因と解決策
よくある質問
Q1. クラウド会計を導入すれば入力作業はなくなりますか？
いいえ。
入力作業の負担は大きく軽減できますが、内容の確認や仕訳のチェックなどは必要です。
クラウド会計は、入力作業をなくすのではなく、効率化するための仕組みです。
Q2. 小規模企業でもクラウド会計を導入するメリットはありますか？
あります。
担当者が少ない企業ほど、情報共有や入力作業の効率化による効果を実感しやすくなります。
また、将来的な業務拡大や担当者変更にも対応しやすくなります。
Q3. クラウド会計だけで経理DXは実現できますか？
クラウド会計は経理DXの重要な要素ですが、それだけでは十分ではありません。
業務フローや運用ルール、資料の管理方法などもあわせて見直すことで、本来の効果を発揮します。
まとめ
クラウド会計を導入すると、
- 入力作業の負担を減らせる
- 情報共有がしやすくなる
- 承認や確認がスムーズになる
- 月次決算を早めやすくなる
- 属人化を防ぎやすくなる
といったメリットが期待できます。
一方で、クラウド会計は導入するだけで経理業務が改善するわけではありません。
紙中心の運用や業務ルールもあわせて見直すことで、より高い効果を実感できます。
経理DX全体の進め方を知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
合わせて読みたい：中小企業の経理DX｜導入のための実践７ステップ
クラウド会計の導入をご検討なら
「クラウド会計を導入したいが、自社に合う進め方が分からない」「導入したものの、思ったほど効果を実感できない」とお悩みの企業も少なくありません。
まるまる経理では、クラウド会計の導入支援だけでなく、業務フローの見直しや運用ルールの整備まで含めてサポートしています。
- 経理業務を効率化したい
- 月次決算を早めたい
- 属人化を解消したい
- 経理DXを進めたい
このようなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
経理代行の費用や料金相場について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説