「オンラインだけで本当に大丈夫？」と感じるのは自然なことです
経理代行を検討している企業から、このようなご相談をいただくことがあります。
「遠隔でやり取りするだけで、本当に経理業務は問題なく進められるのでしょうか。」
会社のお金に関わる経理は、請求書や支払い、給与計算など重要な業務を扱います。そのため、「担当者と顔を合わせながら進めた方が安心なのでは」と感じる方も少なくありません。
しかし近年では、クラウド会計や各種クラウドサービスの普及により、オンラインでも経理業務を円滑に進められる環境が整っています。
実際に、中小企業でもオンライン型の経理代行を導入し、日々の経理業務を安定して運用している企業が増えています。
この記事では、オンラインの経理代行がどのような仕組みで業務を行っているのか、対面との違いやメリットを交えながら分かりやすく解説します。
まずは経理代行全体について知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
合わせて読みたい：経理代行とは？業務内容・導入の流れを解説
オンラインの経理代行とは？
オンラインの経理代行とは、会社へ常駐することなく、インターネットを活用して経理業務を支援するサービスです。
近年はクラウド会計をはじめ、
- クラウドストレージ
- 経費精算システム
- 請求書管理システム
- チャットツール
- Web会議システム
などを組み合わせながら業務を進めることが一般的になっています。
資料を郵送したり、毎回訪問したりしなくても、必要な情報を共有しながら経理業務を進められるため、場所に関係なくサポートを受けられることが特徴です。
もちろん、すべての会社がオンラインだけで運用しているわけではありません。
会社の状況に応じてオンラインと対面を組み合わせるケースもありますが、中小企業ではオンライン中心でも十分に運用できるケースが増えています。
オンラインでも経理業務が回る3つの理由
① クラウド会計で同じ情報を共有できる
以前は、会計ソフトが社内のパソコンにしか入っておらず、経理担当者しか作業できないことも珍しくありませんでした。
しかし現在はクラウド会計の普及により、インターネット環境があれば同じデータを複数人で確認できます。
例えば、
- 会計データの入力
- 仕訳内容の確認
- 月次試算表の確認
- 修正内容の反映
などもリアルタイムで共有できます。
そのため、担当者が隣にいなくても、同じデータを見ながら業務を進めることが可能です。
クラウド会計について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
② 必要な資料をオンラインで共有できる
オンラインの経理代行では、請求書や領収書、契約書などの資料もクラウド上で共有することが一般的です。
例えば、
- 請求書をPDFで共有する
- 領収書をスマートフォンで撮影してアップロードする
- 銀行明細をデータで受け渡す
といった方法で資料をやり取りします。
紙の資料を持ち運ぶ必要がないため、必要な情報をすぐに確認できることもオンライン対応のメリットです。
また、資料の保管場所を統一することで、「どこに保存したか分からない」という状況も防ぎやすくなります。
合わせて読みたい：経理の属人化を解消する方法
③ チャットやWeb会議で素早く相談できる
「遠隔だと相談しにくいのでは」と感じる方もいるかもしれません。
しかし実際には、チャットツールやWeb会議を活用することで、必要なタイミングで相談しやすい環境を整えている会社も増えています。
例えば、
- 不明な取引内容の確認
- 資料の不足に関する連絡
- 月次決算の進捗確認
- 運用方法の相談
などは、チャットやオンライン会議を活用してスムーズに進めることができます。
対面で打ち合わせをするために日程を調整する必要がないため、状況によってはオンラインの方が迅速に対応できるケースもあります。
オンラインだからこそ実現しやすいこと
オンラインの経理代行は、「対面ではないこと」を補うサービスではありません。
むしろ、クラウドツールを活用することで、経理業務をより効率的に進められるケースもあります。
例えば、
- 場所を選ばず資料を確認できる
- 最新のデータを複数人で共有できる
- 業務の履歴が残りやすい
- 紙のやり取りを減らせる
といった点は、オンラインならではのメリットです。
こうした仕組みは、経理DXにもつながります。
合わせて読みたい：中小企業の経理DX｜導入のための実践７ステップ
対面でなければできない業務はある？
オンラインの経理代行と聞くと、「やはり対面でなければ難しい場面もあるのでは」と感じる方もいるかもしれません。
確かに、会社の状況によっては初回の打ち合わせや業務の整理を対面で行うケースもあります。
しかし、日々の経理業務については、
- 記帳
- 請求書の発行・管理
- 支払業務
- 経費精算
- 月次資料の作成
など、多くの業務がオンラインでも対応可能です。
重要なのは、対面かオンラインかではなく、必要な情報を適切なタイミングで共有できる仕組みが整っていることです。
経理代行で対応できる業務について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
合わせて読みたい：経理代行で依頼できる業務一覧｜どこまで任せられる？
オンラインの経理代行が向いている会社
オンラインの経理代行は、特に次のような会社で活用しやすいでしょう。
- 社長や経理担当者が日々の経理業務に追われている
- クラウド会計を導入している、または導入を検討している
- 経理担当者が一人しかいない
- 地域に関係なく専門的なサポートを受けたい
- 紙のやり取りを減らし、経理業務を効率化したい
一方で、紙での管理が中心でデジタル化が進んでいない会社では、オンライン運用へ移行するための準備が必要になることもあります。
ただし、その準備を進めることで、今後の業務改善や経理DXにもつながりやすくなります。
オンラインだから不安なのではなく、「仕組み」が整っているかが重要
「遠隔だから不安」
そう考えられることもあります。
しかし実際には、経理業務が滞る原因は、オンラインであることではなく、
- 資料共有のルールが決まっていない
- 誰が何を担当するか曖昧
- 承認フローが整理されていない
といった運用面にあることが少なくありません。
オンラインでも、役割分担や情報共有の方法が整っていれば、安定した運用につながります。
導入後の運用方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
合わせて読みたい：経理代行を導入した後に決めるべき5つの運用ルール
公認会計士の視点｜「近くにいること」と「相談しやすいこと」は必ずしも同じではありません
実務では、
「対面の方が安心だから。」
という理由で社内対応を続けている会社もあります。
一方で、実際にお話を伺うと、
- 経理担当者へ相談する時間が取れない
- 担当者が忙しく質問しづらい
- 月末まで状況が分からない
というケースも少なくありません。
オンラインでは、チャットやWeb会議を活用しながら必要なタイミングで確認できるため、かえって相談しやすくなることもあります。
もちろん、オンラインだから必ず優れているというわけではありません。
重要なのは、「近くにいるか」ではなく、「必要なときに情報を共有し、相談できる体制が整っているか」という点です。
よくある質問
Q. オンラインだけで本当に経理業務は完結できますか？
会社の業務内容にもよりますが、クラウド会計や各種クラウドサービスを活用することで、多くの経理業務はオンラインで対応できます。
Q. 地方の会社でも利用できますか？
はい。
オンライン対応であれば地域を問わず利用できるため、近隣に経理代行会社がない場合でも相談しやすいことが特徴です。
Q. オンラインだと相談しにくくありませんか？
チャットやWeb会議などを活用し、必要なタイミングで相談できる体制を整えている会社も多くあります。
事前に連絡方法や対応範囲を確認しておくと安心です。
まとめ
オンラインの経理代行は、「対面ではないから不安」という時代から、「必要な情報を安全かつ効率的に共有できる仕組み」を活用するサービスへと変化しています。
クラウド会計やオンラインツールを組み合わせることで、場所にとらわれず経理業務を進められる環境が整い、中小企業でも導入しやすくなっています。
もちろん、オンラインであること自体が重要なのではありません。
大切なのは、自社の経理体制に合った方法で、継続しやすい仕組みをつくることです。
「オンラインの経理代行は自社でも活用できるだろうか」「現在の経理体制でも対応できるのか」とお考えでしたら、まるまる経理までお気軽にお問い合わせください。
現在の業務内容や経理体制を伺いながら、オンラインで対応できる業務や運用方法について分かりやすくご案内いたします。
経理代行を安心して利用するために知っておきたい考え方や、安心して任せられる理由については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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