「経理代行を導入したので、あとは任せれば大丈夫。」
このように考えられることがありますが、実際には導入後の運用ルールによって、経理代行の効果は大きく変わります。
例えば、
- 必要な資料がなかなか集まらない
- 誰が承認するのか分からない
- 社内と経理代行で認識がずれてしまう
こうした問題は、経理代行の品質ではなく、運用ルールが十分に整理されていないことが原因で起こるケースも少なくありません。
一方で、役割分担や資料の共有方法、承認フローなどをあらかじめ決めておけば、日々のやり取りがスムーズになり、経理業務も安定しやすくなります。
この記事では、経理代行を導入した後に決めておきたい5つの運用ルールを解説します。
まずは経理代行の業務内容や導入の流れを知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
合わせて読みたい：経理代行とは？業務内容・導入の流れを解説
運用ルールを決めることが、経理代行を活用する第一歩
経理代行は、経理業務を外部へ任せるサービスですが、すべてを丸投げできるわけではありません。
社内で対応する業務と経理代行へ任せる業務を整理し、お互いが同じルールで進められるようにしておくことが重要です。
例えば、
- 証憑は誰が提出するのか
- 支払は誰が承認するのか
- イレギュラーな取引は誰へ確認するのか
- 月次資料はいつまでに確認するのか
こうしたルールが決まっていないと、
- 確認待ちが増える
- 資料提出が遅れる
- 同じ内容を何度も確認する
- 月次決算が遅れる
といった原因になってしまいます。
運用開始後のトラブルを防ぐためにも、最初に社内ルールを整理しておくことが大切です。
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1．社内と経理代行の役割分担を明確にする
最初に決めておきたいのが、社内と経理代行、それぞれの役割です。
経理代行を導入した後のトラブルで多いのは、
「この業務は誰が担当する予定だったのか分からない」
という状態です。
例えば、
- 記帳は経理代行
- 請求書の回収は社内
- 支払データの作成は経理代行
- 支払承認は社内
- 月次資料の確認は経営者
というように、担当を整理しておくと、業務が滞りにくくなります。
また、経理代行へ依頼する業務だけでなく、「社内で必ず対応する業務」を決めておくことも重要です。
経理代行は経理業務を支援するサービスですが、支払判断や経営判断など、会社として責任を持つべき業務は社内で対応することが一般的です。
役割分担が明確になっていると、「誰に確認すればよいか」が分かり、日々のやり取りもスムーズになります。
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2．証憑の提出ルールを決める
経理代行では、正確な経理処理を行うために、必要な資料を決められたタイミングで受け取ることが重要になります。
例えば、
- 領収書
- 請求書
- 通帳データ
- クレジットカードの利用明細
- 経費精算書
などの提出方法が担当者ごとに異なると、資料の確認や整理に時間がかかってしまいます。
そのため、
- 毎週金曜日に提出する
- クラウドストレージへアップロードする
- 提出後はチャットで連絡する
など、提出方法と提出期限を決めておくと運用が安定します。
提出ルールが統一されることで、経理代行側もスケジュールを立てやすくなり、月次業務も進めやすくなります。
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3．承認フローを決める
経理代行は、記帳や資料整理などの実務を担当できますが、支払や重要な取引の最終判断は社内で行うことが一般的です。
そのため、承認フローを事前に決めておくことも欠かせません。
例えば、
- 誰が請求書を確認するのか
- 誰が支払を承認するのか
- イレギュラーな取引は誰へ確認するのか
を整理しておくだけでも、確認漏れや支払漏れを防ぎやすくなります。
運用開始後に担当者ごとで判断基準が変わってしまうと、経理代行とのやり取りも増えてしまいます。
担当者だけが分かる運用ではなく、誰でも同じ流れで対応できる仕組みを作ることが、安定した運用につながります。
4．連絡手段を統一する
経理代行を導入したあと、意外と見落とされがちなのが連絡手段です。
メール、チャット、電話など複数の方法を使っていると、
- 「どこに連絡したか分からない」
- 「確認事項が埋もれてしまった」
- 「同じ内容を何度も確認する」
といったことが起こりやすくなります。
経理業務では、やり取りの履歴を残すことも重要です。
そのため、
- 日常的な連絡はチャット
- 証憑の共有はクラウドストレージ
- 契約内容や重要事項はメール
というように、用途ごとに連絡手段を決めておくと、確認漏れや認識のズレを防ぎやすくなります。
オンラインで資料共有や業務を進める仕組みについて詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
5．締め日と対応期限を決める
最後に決めておきたいのが、締め日と対応期限です。
月次決算をスムーズに進めるためには、
- いつまでに証憑を提出するのか
- いつまでに内容を確認するのか
- 修正依頼には何日以内に対応するのか
など、社内と経理代行が同じスケジュールで動けるようにしておくことが大切です。
例えば、
- 毎月5日までに証憑を提出する
- 毎月10日までに内容を確認する
- 毎月15日までに月次資料を作成する
というように流れを決めておけば、月次業務を計画的に進めやすくなります。
期限が曖昧なままでは、「あとで対応しよう」という業務が増え、結果として月次決算が遅れてしまう原因にもなります。
導入直後によくある失敗
経理代行は、サービスそのものよりも運用方法によって成果が大きく変わります。
特に多いのが、次のようなケースです。
- 役割分担が曖昧なまま運用を始めてしまう
- 証憑の提出方法が担当者ごとに異なる
- 承認者が複数いて確認が止まってしまう
- 締め日や対応期限が決まっていない
どれも特別な問題ではありませんが、積み重なることで確認漏れや月次決算の遅れにつながります。
反対に、今回ご紹介した5つの運用ルールを最初に整理しておけば、社内と経理代行が同じルールで業務を進められるため、導入後も安定した経理体制を維持しやすくなります。
合わせて読みたい：経理代行で失敗しないための完全ガイド｜導入前後に知っておきたい注意点
よくある質問
Q. 運用ルールは契約前に決めるべきですか？
細かな内容は運用を始めながら調整することもありますが、役割分担や資料の提出方法、承認者、締め日などの基本的なルールは、運用開始前に決めておくことをおすすめします。
Q. 社内のルールを大きく変更する必要はありますか？
必ずしも大きく変更する必要はありません。
現在の運用を活かしながら、役割分担や資料共有の方法などを整理するだけでも、業務を進めやすくなることがあります。
合わせて読みたい：経理代行と税理士の違い｜どちらに依頼すべき？役割・業務範囲を分かりやすく解説
Q. オンラインでも問題なく運用できますか？
はい。
クラウド会計やクラウドストレージ、チャットツールなどを活用することで、対面でなくても資料共有や進捗確認を行うことができます。
合わせて読みたい：オンラインの経理代行でも大丈夫？遠隔対応の仕組みとメリットを解説
まとめ
経理代行をうまく活用するには、契約することだけでなく、導入後の運用ルールを整えることが大切です。
特に、
- 社内と経理代行の役割分担
- 証憑の提出ルール
- 承認フロー
- 連絡手段
- 締め日と対応期限
この5つを最初に決めておくことで、社内と経理代行がスムーズに連携しやすくなり、安定した経理体制を築きやすくなります。
経理代行は、業務を外部へ委託することが目的ではなく、会社に合った経理体制を構築し、継続して運用していくことが重要です。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説
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