「請求書の支払業務まで経理代行に任せられるのだろうか。」
「振込データを作ってもらった後、誰が承認し、実際に支払うのだろう。」
経理代行を検討する際、支払業務の範囲が分かりにくいと感じる経営者は少なくありません。
支払業務は、請求書を受け取って振り込むだけの作業ではありません。請求書の回収、内容確認、支払予定表の作成、振込データの作成、社内承認、支払実行など、複数の工程に分かれています。
経理代行には、請求書の整理や支払予定表、振込データの作成まで依頼できる場合があります。
対応範囲は経理代行会社によって異なりますが、資金管理の安全性を考慮し、最終承認とインターネットバンキングでの支払実行を会社側に残す運用が多く採用されています。
本記事では、経理代行側が振込データを作成し、会社側が最終承認と支払実行を行う役割分担を前提に、支払業務をどこまで任せられるのかを解説します。
経理代行全体の業務内容や、導入までの基本的な流れについては、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理代行とは？業務内容・導入の流れを解説
支払業務は複数の工程に分かれる
支払業務を外注する際は、「振込を任せられるか」だけで判断しないことが大切です。
実際の支払業務は、次のような工程に分かれています。
- 請求書を受領する
- 請求書の記載内容を確認する
- 商品やサービスの受領、請求金額の妥当性を確認する
- 支払日や支払金額を整理する
- 支払予定表を作成する
- 振込データを作成する
- 社内で支払内容を承認する
- インターネットバンキングで支払を実行する
- 支払結果を確認し、会計処理へ反映する
このうち、経理代行へ依頼しやすいのは、請求書の整理、支払予定表の作成、振込データの作成など、必要な情報と処理ルールが決まっている工程です。
一方、取引が実際に行われたか、請求金額が契約内容と一致しているか、支払ってよいかという判断は、社内の担当者でなければ確認できません。
支払業務を外注するときは、各工程を細かく分け、経理代行側と会社側の担当範囲を決める必要があります。
経理代行に依頼しやすい工程
経理代行へ依頼できる範囲はサービスによって異なりますが、主に次のような工程が対象になります。
請求書の受領と整理
取引先から届く請求書を、指定された方法で受領し、支払処理が必要なものを整理します。
請求書の受領方法には、次のようなものがあります。
- 会社から経理代行へ転送する
- 支払用のメールアドレスで受信する
- クラウドストレージへ保存する
- 請求書受領システムを利用する
- 紙の請求書をスキャンして共有する
ただし、請求書が届いていない取引先への催促まで含まれるとは限りません。
経理代行側が請求書を受け取るだけなのか、未着の確認や取引先への連絡まで行うのかは、契約前に確認が必要です。
請求書の形式的な確認
請求書を受領した後は、支払処理に必要な情報が記載されているかを確認します。
例えば、次のような項目です。
- 取引先名
- 請求日
- 請求金額
- 支払期限
- 振込先
- 請求書番号
- 支払条件
同じ請求書が複数回届いていないか、過去に支払った請求書が再度登録されていないかも確認します。
ただし、これは請求書の形式や登録状況を確認する作業です。
商品が実際に納品されたか、サービスが契約どおり提供されたか、請求金額が合意した内容と一致するかという確認は、会社側で行う必要があります。
支払予定表の作成
確認済みの請求書をもとに、支払予定表を作成します。
支払予定表には、一般的に次のような情報をまとめます。
- 取引先名
- 支払金額
- 支払期限
- 振込先口座
- 支払元口座
- 請求書番号
- 社内承認の状況
- 支払予定日
支払予定表を作成すると、その月にいくら支払うのか、どの支払が未承認なのかを一覧で把握できます。
支払件数が多い会社では、請求書を1枚ずつ確認するよりも、一覧表を使って承認した方が社内確認を進めやすくなります。
振込データの作成
社内で承認された支払予定表をもとに、銀行へ取り込む振込データを作成します。
会社の利用環境によっては、次のような方法があります。
- 銀行取込用の振込データを作成する
- 振込内容を一覧表にして会社へ渡す
- 権限を制限したアカウントで振込内容を登録する
どの方法を採用するかは、利用している銀行、インターネットバンキングの機能、経理代行会社の対応範囲によって異なります。
振込先の口座情報や支払金額を登録するところまで経理代行が担当しても、最終承認と支払実行は会社側が行う形にすると、資金を動かす権限を社内に残せます。
経理代行へ依頼できる業務の全体像や、会社側に残りやすい業務については、以下の記事で整理しています。
合わせて読みたい：経理代行で依頼できる業務一覧｜どこまで任せられる？
会社側に残る承認・支払実行
経理代行へ支払業務を依頼しても、支払に関する判断まで外部へ任せられるわけではありません。
本記事で想定する役割分担では、特に次の業務を会社側が担当します。
取引内容と請求金額の確認
請求書に記載された内容が、実際の取引と一致しているかを確認します。
例えば、次のような確認です。
- 商品やサービスを実際に受け取ったか
- 発注した数量や単価と一致しているか
- 契約外の費用が含まれていないか
- 返品や値引きが反映されているか
- 支払条件に変更がないか
経理代行側が発注書、契約書、納品書などを確認できる場合でも、取引の事実や成果物の内容を最終的に判断するのは会社側です。
営業担当者や発注担当者など、取引内容を把握している人が承認する仕組みを設けます。
支払の最終承認
支払予定表や振込データが完成したら、会社側の責任者が内容を承認します。
承認時には、主に次の項目を確認します。
- 支払先が正しいか
- 支払金額が承認済みの請求書と一致しているか
- 支払日が正しいか
- 振込先口座に変更がないか
- 二重に登録されていないか
- 支払を保留すべき取引が含まれていないか
高額な支払については、担当者と経営者など、複数人の承認を必要とする方法もあります。
誰がいくらまで承認できるのかを決めておくと、毎回社長へすべての支払を確認する負担も減らせます。
インターネットバンキングでの支払実行
最終承認後、会社側がインターネットバンキングで支払を実行します。
振込データが作成済みであっても、支払実行前には登録件数や合計金額を確認します。
振込データの作成者と承認者を分けることで、一人の判断だけで会社の資金が動く状態を避けやすくなります。
会社側で支払実行を行う場合は、承認者が不在のときに誰が代わりに対応するのかも決めておく必要があります。
請求書受領から支払完了までの役割分担表
支払業務を経理代行へ依頼する場合の役割分担例は、次のとおりです。
| 工程 | 経理代行側の主な対応 | 会社側の主な対応 |
|---|---|---|
| 請求書の受領 | 指定された方法で請求書を受け取り、整理する | 取引先へ提出方法を案内し、社内に届いた請求書を共有する |
| 記載内容の確認 | 金額、支払期限、振込先などの必要項目を確認する | 取引内容や請求金額の妥当性を確認する |
| 証憑との照合 | 提供された発注書や納品書と請求書を照合する | 納品やサービス提供の事実を確認する |
| 支払予定表の作成 | 支払先、金額、期限を一覧にまとめる | 支払の可否や支払日を判断する |
| 振込データの作成 | 承認された内容をもとにデータを作成する | 元となる口座情報や承認結果を共有する |
| 最終承認 | 修正依頼を反映し、確定内容を共有する | 振込先、金額、件数、合計額を承認する |
| 支払実行 | 原則として行わない | インターネットバンキングで支払を実行する |
| 支払後の確認 | 支払結果を確認し、必要な会計処理を行う | エラーや組戻しがあれば対応を判断する |
実際の役割分担は、会社の体制や契約内容によって異なります。
「支払業務を依頼する」という表現だけで契約せず、どの工程まで含まれるのかを明確にすることが大切です。
支払業務を外注するために必要な資料
支払業務を円滑に進めるには、請求書以外の資料やルールも必要です。
外注を始める前に、次の情報を整理します。
支払条件をまとめた一覧
取引先ごとに、支払条件が異なる場合があります。
例えば、
- 月末締め翌月末払い
- 20日締め翌月10日払い
- 請求書受領後30日以内
- 振込手数料をどちらが負担するか
といった条件です。
請求書の支払期限だけで判断できない場合は、取引先ごとの支払条件を一覧にします。
振込先口座の情報
振込先口座は、請求書に記載された情報をそのまま登録するのではなく、会社が確認した情報を使用することが大切です。
振込先変更の連絡があった場合に、
- 誰が変更内容を確認するか
- どの方法で取引先へ確認するか
- 誰が口座情報を更新するか
を決めておきます。
メールだけで振込先の変更依頼が届いた場合は、請求書の担当者や取引先へ別の方法で確認するなど、誤った口座へ振り込まないための手順が必要です。
社内の承認状況が分かる資料
経理代行側が請求書を受領しても、支払承認が済んでいるか分からなければ、振込データを確定できません。
申請システム、共有表、チャットなどを利用し、次の状態を確認できるようにします。
- 未確認
- 内容確認済み
- 支払承認済み
- 保留
- 差し戻し
承認済みの請求書だけを振込データへ反映するルールにすると、未承認の支払が混ざるのを防ぎやすくなります。
インターネットバンキングの運用情報
利用している銀行、振込データの形式、支払元口座、承認者などを整理します。
経理代行側がインターネットバンキングへ振込内容を登録する場合は、利用できる権限の範囲も確認します。
個人で使用している認証情報を共有するのではなく、利用する銀行の機能に応じて、作成者と承認者の権限を分ける方法を検討します。
経理代行を始める際に必要な資料や、初月に確認する役割分担については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理代行を導入する最初の1カ月でやること｜引継ぎ・準備の流れを解説
締切日と承認期限の決め方
支払業務では、取引先への支払日だけでなく、社内の各工程にも締切を設定する必要があります。
月末払いの例では、次のようなスケジュールが考えられます。
| 時期 | 主な対応 |
|---|---|
| 毎月20日 | 当月支払分の請求書受付を締める |
| 21〜22日 | 請求内容と社内承認状況を確認する |
| 23日 | 支払予定表を会社へ共有する |
| 24〜25日 | 会社側が内容を確認し、修正・承認する |
| 26日 | 承認済みの内容で振込データを作成する |
| 支払日の前営業日まで | 会社側が最終承認する |
| 支払日 | 会社側が支払を実行する |
| 支払後 | エラーの有無を確認し、会計処理へ反映する |
実際の日程は、請求書件数や支払日、利用する銀行によって調整します。
支払日が金融機関の休業日に当たる場合に、前営業日と翌営業日のどちらに支払うかも決めておきます。
締切後に届いた請求書については、
- 次回の支払へ回す
- 緊急対応として個別に処理する
- 一定の条件に限り追加する
などのルールを設けます。
締切日を決めても、例外対応が毎月続けば、支払予定表や振込データの作り直しが増えてしまいます。
資料提出日、会社側の確認期限、最終承認日を一つのスケジュールとして管理することが大切です。
資料提出や確認、承認の期限など、経理代行を利用する際に決めておきたい社内ルールについては、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理代行を導入した後に決めるべき5つの運用ルール
二重支払・支払漏れを防ぐチェック体制
支払業務を外注しても、二重支払や支払漏れのリスクが自動的になくなるわけではありません。
請求書の受領から支払後の確認まで、各工程でチェックできる仕組みを整えます。
請求書の提出先をできるだけ統一する
請求書がメール、郵送、各担当者のチャットなどに分散すると、支払漏れや二重登録が発生しやすくなります。
支払処理を行う請求書は、専用メールアドレスやクラウドストレージなど、決められた場所へ集めます。
取引先から担当者へ直接届いた場合も、担当者が決められた提出先へ移すルールにします。
請求書ごとに識別できる情報を残す
二重登録を確認する際は、取引先名と金額だけでは判断できない場合があります。
次の情報を記録し、過去の支払データと照合します。
- 取引先名
- 請求書番号
- 請求日
- 請求金額
- 支払期限
- 対象となる取引や期間
毎月同額の請求が発生する取引では、金額が同じでも二重請求とは限りません。請求対象期間まで確認できるようにします。
作成者と承認者を分ける
振込データを作成した人が、そのまま最終承認と支払実行まで行うと、入力ミスや不正を発見しにくくなります。
経理代行側がデータを作成し、会社側が承認・実行する役割分担は、チェック機能を持たせる方法の一つです。
承認者は、支払予定表の合計額とインターネットバンキング上の合計額が一致しているかも確認します。
支払後に結果を確認する
支払を実行した後は、すべての振込が正常に完了したかを確認します。
口座情報の誤りや残高不足などにより、振込が完了していない場合があります。
エラーが発生した場合は、
- 誰が内容を確認するか
- 取引先へ誰が連絡するか
- 再振込を誰が承認するか
- 振込手数料をどう処理するか
を決めておきます。
支払済みの請求書には処理済みであることを記録し、次回の支払対象へ再び含まれないようにします。
契約書・業務範囲表で確認する項目
支払業務は、会社側と経理代行側の認識違いが起こりやすい業務です。
契約前には、次の項目を確認します。
- 請求書を誰が受領するか
- 請求書の未着確認まで対応するか
- どの資料と照合するか
- 取引内容の確認を誰が行うか
- 支払予定表に含まれる項目
- 振込データをどの形式で作成するか
- インターネットバンキングへの登録を行うか
- 最終承認と支払実行を誰が行うか
- 振込先変更時の確認方法
- 締切後に届いた請求書の扱い
- 修正や再作成が何回まで含まれるか
- 緊急支払へ対応できるか
- 振込エラーが発生した場合の対応
- 支払件数が増えた場合の料金
- 資料やデータをどこへ保存するか
「支払業務」「振込業務」とだけ記載されている場合は、どの工程まで含まれるのか分かりません。
特に、振込データの作成と支払実行は、明確に分けて確認する必要があります。
振込データを作成して会社へ渡すのか、インターネットバンキングへ登録するところまで対応するのかによって、必要な権限や会社側に残る作業は変わります。
支払業務に限らず、経理代行では、依頼範囲や社内の役割を曖昧にしたまま導入すると、想定していた業務が契約に含まれていなかったり、導入後の確認作業が増えたりすることがあります。
経理代行の導入前後に起こりやすい失敗や、契約前に確認しておきたい注意点については、以下の記事で解説しています。
合わせて読みたい：経理代行で失敗しないための完全ガイド｜導入前後に知っておきたい注意点
支払業務の外注が向いている会社
支払業務の外注は、次のような会社に向いています。
- 毎月の請求書件数が増えている
- 請求書が複数の部署に届いている
- 支払予定表を作成できていない
- 振込データを毎月手入力している
- 社長や管理職が支払準備まで行っている
- 請求書の提出遅れが多い
- 支払漏れや二重支払に不安がある
- 支払業務が特定の担当者に集中している
- 承認と支払準備の役割を分けたい
一方、支払の承認者が決まっていない会社や、取引内容を確認できる人がいない会社では、外注しても処理が止まりやすくなります。
すべての判断と支払実行を外部へ任せたい場合も、希望する運用とサービス内容が合わない可能性があります。
支払業務を外注する前に、最低限、次の役割は社内で決めておく必要があります。
- 取引内容を確認する人
- 支払を承認する人
- インターネットバンキングで支払を実行する人
- 緊急時に判断する人
公認会計士の視点｜支払準備と承認を分けることが大切
支払業務では、支払予定表や振込データを作成する人と、最終承認・支払実行を行う人を分けることが重要です。
小規模な会社では、すべての工程を別々の社員が担当することは難しいかもしれません。その場合でも、経理代行側が支払準備を行い、会社側の責任者が承認・実行する形にすれば、作成と承認を分けられます。
外注範囲を広げることだけでなく、資金を動かすまでの確認手順を明確にすることが、安定した支払業務につながります。
よくある質問
Q1. 支払業務は経理代行へすべて任せられますか？
請求書の受領、整理、支払予定表、振込データの作成まで依頼できる場合があります。
対応範囲は経理代行会社によって異なり、インターネットバンキングへの登録や支払実行まで対応するサービスもあります。
ただし、資金管理の安全性を考慮し、商品やサービスを実際に受け取ったかという確認、請求金額の妥当性、最終承認、支払実行を会社側に残す運用も多く採用されています。
どの工程まで依頼できるのか、会社側にどの作業が残るのかを、契約前に確認することが大切です。
Q2. インターネットバンキングのIDやパスワードを共有する必要はありますか？
利用する銀行の機能や依頼範囲によって異なります。
経理代行側が振込データを作成し、会社側が取り込んで承認する方法であれば、経理代行側がインターネットバンキングへログインする必要はありません。
振込内容の登録まで依頼する場合は、利用する銀行の権限設定を確認し、作成者と承認者を分けられる運用を検討します。
個人で使用している認証情報をそのまま共有するのではなく、必要な権限の範囲を整理することが大切です。
Q3. 請求書の内容確認も経理代行へ任せられますか？
記載項目の不足、請求金額、支払期限、振込先、二重登録など、形式的な確認は依頼できる場合があります。
一方、商品が納品されたか、契約内容と一致しているか、支払ってよい取引かという判断は、会社側で行う必要があります。
経理代行側がどの資料まで照合するのかも、契約前に確認します。
Q4. 締切後に届いた請求書や緊急支払にも対応できますか？
対応の可否は、経理代行会社や契約内容によって異なります。
締切後の請求書を通常の振込データへ追加すると、承認やデータ作成をやり直す必要があります。
緊急支払に対応する場合は、連絡方法、承認者、対応期限、追加料金の有無をあらかじめ決めておくと、判断しやすくなります。
まとめ
経理代行には、請求書の受領や整理、支払予定表、振込データの作成まで依頼できる場合があります。
対応範囲は経理代行会社によって異なりますが、資金管理の安全性を考慮し、取引内容の確認、支払の最終承認、インターネットバンキングでの支払実行を会社側に残す運用が多く採用されています。
支払業務を外注するときは、
- 請求書を誰が受領するか
- 形式確認と取引内容の確認を誰が行うか
- 支払予定表をいつ作成するか
- 振込データをどの形式で作成するか
- 最終承認と支払実行を誰が行うか
- 締切後や緊急支払へどう対応するか
- 支払後のエラーを誰が確認するか
を契約前に決めておく必要があります。
経理代行へ支払準備を任せ、会社側に承認と支払実行を残すことで、社内の作業負担を減らしながら、資金を動かす権限を会社側で管理できます。
支払業務を含めて経理代行を依頼する場合、請求書件数や対応範囲、振込データの作成方法などによって料金は変わります。経理代行の料金相場や費用の内訳について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
合わせて読みたい：経理代行の費用はいくら？料金相場と内訳を解説
経理代行サブスクサービス「まるまる経理」では、振込データの作成までを支援し、最終承認と支払実行はお客様側で行っていただきます。
現在の支払業務をどこまで依頼できるか分からない場合は、請求書の受領から支払完了までの流れを整理したうえで、自社に合った役割分担をご提案します。