はじめに
現在利用している経理代行会社について、
- 対応が遅い
- ミスや修正依頼が多い
- 担当者とのコミュニケーションが取りづらい
- 料金に見合ったサービスを受けられていない
と感じている企業も少なくありません。
経理代行は会社の重要な業務を支えるパートナーです。そのため、サービスに不満を感じた場合、経理代行会社の変更を検討することは珍しいことではありません。
しかし、十分な準備をしないまま乗り換えると、データの引き継ぎ漏れや業務の混乱が発生し、かえって経理体制が不安定になることがあります。
この記事では、経理代行会社を変更する理由、乗り換えによって期待できる効果、変更前に確認したいポイント、失敗しないための進め方について解説します。
経理代行会社の変更を検討する5つの理由
① 対応スピードが遅い
経理代行会社への不満として最も多いのが、対応の遅さです。
例えば、
- 問い合わせへの返信が遅い
- 資料提出後の処理に時間がかかる
- 月次資料の完成が遅い
といったケースです。
経理業務は経営判断にも直結するため、数字の確認が遅れると経営管理にも影響します。
② ミスや修正が多い
仕訳ミスや入力漏れ、消込漏れなどが頻繁に発生すると、確認や修正対応に余計な時間がかかります。
本来、経理代行は業務負担を軽減するためのサービスです。
修正対応ばかり発生している場合は、品質管理体制に問題がある可能性があります。
合わせて読みたい：会計の専門家が関わる経理代行の特徴
③ 担当者が頻繁に変わる
担当者変更が多いと、
- 毎回同じ説明をしなければならない
- 自社の事情を理解してもらえない
- 引き継ぎ不足によるミスが発生する
といった問題が起こります。
経理業務は継続性が重要なため、担当者体制も重要な比較ポイントです。
④ 改善提案がない
単純な入力業務だけではなく、
- クラウド会計の活用
- 業務フローの改善
- 月次決算の早期化
などを期待している企業も増えています。
しかし、依頼された作業をこなすだけで改善提案がない場合、会社の成長に合わせた経理体制を構築しにくくなります。
⑤ 会社の成長にサービス内容が合わなくなった
創業時には十分だったサービスでも、会社の成長とともに必要な支援内容は変化します。
例えば、
- 請求書発行件数の増加
- 支払件数の増加
- 従業員数の増加
- 月次管理の強化
などです。
事業拡大に合わせて、より幅広いサポートを提供できる会社へ変更するケースもあります。
経理代行を乗り換えることで期待できる効果
月次決算の早期化
資料回収や会計入力の流れが改善されることで、試算表を早く確認できるようになる場合があります。
数字を早く把握できるようになることで、経営判断のスピード向上にもつながります。
合わせて読みたい：経理代行で月次が遅れる罠！失敗事例5選と契約前の対策
経理担当者の負担軽減
対応範囲の広い経理代行会社へ変更することで、
- 請求書発行
- 支払管理
- 経費精算
- 売掛金管理
なども任せられるようになり、社内負担を減らせる場合があります。
経理業務の標準化
乗り換えをきっかけに、
- 業務フローの整理
- マニュアル整備
- 資料管理ルールの統一
を進める企業も少なくありません。
属人化の解消にもつながります。
合わせて読みたい：経理の属人化を解消する方法5選
クラウド会計の活用が進む
新しい委託先がクラウド会計に強い場合、
- freee
- マネーフォワード クラウド
などを活用しながら、経理業務の効率化を進めることができます。
合わせて読みたい：クラウド会計 × AIで経理はどこまで効率化できるのか
経理代行会社を変更する前に確認したい7つのポイント
① 現在の契約内容を確認する
まずは契約内容を確認しましょう。
特に確認したいのは、
- 解約予告期間
- 違約金の有無
- データ返却条件
- 引き継ぎ対応範囲
です。
契約内容を把握せずに解約すると、想定外の費用が発生することがあります。
② 経理データを自社で管理できる状態にする
以下の情報は自社で保有しておくことが重要です。
- 会計ソフトのログイン情報
- 総勘定元帳
- 試算表
- 請求書データ
- 領収書データ
- 銀行口座情報
データが十分に引き継がれないと、乗り換え後の業務に支障が出る可能性があります。
③ 現在の不満を整理する
「何となく不満だから変更する」では、同じ失敗を繰り返す可能性があります。
例えば、
- レスポンスが遅い
- 月次資料が遅い
- 改善提案がない
- 担当者が頻繁に変わる
など、具体的に整理しておきましょう。
合わせて読みたい：経理代行を選ぶ前に確認すべき7項目
④ 引き継ぎ期間を確保する
経理業務は一度に切り替えるとリスクがあります。
理想的には1〜2か月程度の引き継ぎ期間を設け、
- 業務フロー
- 提出資料
- 会計処理ルール
- 月次スケジュール
を整理しながら移行することをおすすめします。
合わせて読みたい：経理の引き継ぎを楽にする3つの改善策
⑤ 新しい委託先の対応範囲を確認する
経理代行会社によって対応範囲は大きく異なります。
例えば、
- 記帳代行のみ
- 請求書発行対応
- 支払管理対応
- 給与計算対応
- 月次報告対応
などです。
契約前に必ず確認しましょう。
⑥ チェック体制を確認する
品質面を重視する場合は、
- ダブルチェック体制
- 管理者レビュー
- 公認会計士による品質管理
などの有無を確認しておきましょう。
合わせて読みたい：会計の専門家が関わる経理代行の特徴
⑦ コミュニケーション体制を確認する
契約後のやり取りも重要です。
確認しておきたい項目は、
- チャット対応の有無
- 担当者固定の有無
- 返信目安
- 定期ミーティングの有無
などです。
経理代行会社の変更で失敗しやすいケース
料金だけで選んでしまう
費用の安さだけで選ぶと、
- 対応範囲が狭い
- 品質管理が不十分
- サポート体制が弱い
といった問題が発生する場合があります。
料金だけでなく、サービス内容全体で比較することが重要です。
合わせて読みたい：経理代行の見積もりを解説 料金が決まるポイント
引き継ぎ準備をしないまま解約する
現在の契約を先に終了すると、
- データ不足
- 業務漏れ
- 月次処理の遅延
が発生する可能性があります。
新しい委託先が決まってから解約を進める方が安全です。
自社の課題を整理せずに変更する
何を改善したいのかが曖昧なまま変更すると、乗り換え後も同じ不満が残ることがあります。
まずは課題を明確にしましょう。
経理代行会社を変更する際の流れ
一般的な流れは以下の通りです。
- 現在の課題を整理する
- 新しい委託先を比較検討する
- 見積もりを取得する
- 契約内容を確認する
- 引き継ぎ計画を作成する
- データ移行を実施する
- 現在の契約を終了する
この順番で進めることで、業務への影響を最小限に抑えられます。
合わせて読みたい：失敗しない経理代行の選び方7つのポイント
FAQ
Q. 経理代行会社の変更はよくあることですか？
珍しいことではありません。
サービス内容や会社の成長に合わせて変更する企業も多くあります。
Q. 乗り換えにはどのくらいの期間が必要ですか？
一般的には1〜2か月程度の引き継ぎ期間を設けるケースが多くなります。
Q. 解約前に新しい委託先を決めるべきですか？
はい。
先に新しい委託先を決めてから移行準備を進める方が安全です。
まとめ
経理代行会社の変更は珍しいことではありません。
しかし、料金や印象だけで判断すると、同じ問題を繰り返す可能性があります。
乗り換えを検討する際は、
- 現在の課題を整理する
- 契約内容を確認する
- データ管理状況を確認する
- 引き継ぎ期間を確保する
- 新しい委託先の対応範囲を確認する
ことが重要です。
適切な準備を行うことで、経理業務を止めることなくスムーズな移行が可能になります。
合わせて読みたい：経理代行の成功事例5選 課題別に解説
経理代行会社の変更をご検討中なら
現在利用している経理代行会社について、
- 月次資料の提出が遅い
- 担当者変更が多い
- 改善提案がない
- 経理業務の属人化が解消されない
といったお悩みがある場合は、まるまる経理へお気軽にご相談ください。
現在の経理体制や課題をヒアリングしたうえで、必要な業務範囲や改善方法をご提案いたします。
また、経理代行の乗り換えが適切なのか、現在の運用を改善した方が良いのかも含めてご案内いたします。