月次試算表の見方｜経営者が確認したい7つの数字と変化の見つけ方

「毎月、試算表は出ているものの、どこを見ればよいのか分からない」

「売上と利益だけ確認しているが、それだけでよいのだろうか」

月次試算表には、売上や利益だけでなく、会社が持っている現預金、回収前の売掛金、在庫、借入金など、経営判断に役立つ数字がまとまっています。

ただし、すべての勘定科目を細かく追っていると、かえって会社の変化をつかみにくくなることもあります。

この記事では、月次試算表の基本的な見方と、中小企業の経営者が毎月確認したい7つの数字、前月や前年との比較から変化を見つけるポイントを解説します。

月次試算表とは

試算表とは、会計帳簿に記録された各勘定科目の金額を一覧にした表です。

一般的には、

• 合計試算表
• 残高試算表
• 合計残高試算表

などがあります。

会計ソフトでは、各勘定科目の残高や一定期間の増減を確認できる試算表を出力できます。毎月の経理処理を反映したものを確認することで、決算を待たずに会社の数字を把握できます。

例えば、試算表から確認できるのは次のような数字です。

• 売上がいくらあったか
• 費用をいくら使ったか
• 利益がどのくらい出ているか
• 現金や預金がいくらあるか
• 売掛金がいくら残っているか
• 借入金がいくら残っているか

年1回の決算書だけではなく、毎月の数字を確認することで、売上の低下や費用の増加、資金の減少などに早い段階で気づきやすくなります。

月次試算表では損益と残高の両方を確認する

経営者が月次試算表を見るときは、大きく「一定期間の損益」と「月末時点の残高」に分けて考えると分かりやすくなります。

損益に関する科目では会社がどれだけ利益を出したかを見る

損益に関する科目では、一定期間の売上や費用、利益の状況を確認します。

主に見るのは、

• 売上高
• 売上原価
• 売上総利益
• 販売費及び一般管理費
• 営業利益

などです。

「今月はいくら売れたか」だけではなく、その売上からどの程度の利益を残せたのかまで確認します。

貸借対照表に関する科目では会社に何が残っているかを見る

月末時点の残高として確認したいのは、

• 現金・預金
• 売掛金
• 棚卸資産
• 買掛金
• 未払金
• 借入金

などです。

例えば利益が出ていても、売掛金の回収が進まず手元の現預金が減っている場合があります。

そのため、損益だけを見て「黒字だから問題ない」と判断するのではなく、資産や負債の残高もあわせて確認します。

経営者が月次試算表で確認したい7つの数字

経営者が試算表を見る際に、すべての勘定科目を同じ深さで確認する必要はありません。

まずは会社の経営状態への影響が大きい数字から確認し、気になる変化があった場合に詳しく内容を調べると分かりやすくなります。

1．売上高

最初に確認したいのが売上高です。

ただし、「前月より増えた」「減った」だけで判断するのではなく、可能であれば次の数字と比較します。

• 前月
• 前年同月
• 予算

例えば、前月より売上が増えていても、毎年その月に売上が伸びる会社であれば、前年同月と比べると減少している可能性があります。

季節によって売上が変動する会社では、前年同月との比較も役立ちます。

2．売上総利益

売上総利益は、売上高から売上原価を差し引いた利益です。一般に「粗利」と呼ばれることもあります。

売上が伸びていても、仕入価格の上昇や値引きなどによって粗利が十分に増えていないことがあります。

例えば、

	前月	当月
売上高	1,000万円	1,200万円
売上総利益	400万円	420万円

という場合、売上高は200万円増えていますが、売上総利益は20万円しか増えていません。

このような場合は、仕入価格や販売価格、値引きなどに変化がなかったか確認します。

3．営業利益

営業利益は、本業によってどの程度の利益を出しているかを見る数字です。

売上総利益を確保できていても、人件費、家賃、広告宣伝費などが増えれば営業利益は減ります。

営業利益が前月や予算と大きく違う場合は、

• 売上が変化したのか
• 原価が増えたのか
• 人件費などの費用が増えたのか
• 一時的な費用が発生したのか

といった原因を確認します。

4．現金・預金

利益とあわせて確認したいのが、会社の現金・預金です。

会社が黒字でも、売掛金の回収より支払いが先に来れば、手元資金が減ることがあります。

そのため、

「今月いくら利益が出たか」と「月末時点で現預金がいくら残っているか」

は分けて確認します。

現預金が継続的に減少している場合は、売上や利益だけでなく、入金・支払のタイミングや借入金の返済なども確認する必要があります。

合わせて読みたい：キャッシュフローが悪化する会社の特徴とは？原因と改善策を解説

5．売掛金

売掛金は、売上として計上されているものの、まだ回収していない金額です。

売上が増えれば売掛金も増えることがありますが、売上の伸び以上に売掛金が増えている場合は内容を確認します。

例えば、

• 入金予定日を過ぎた売掛金がないか
• 入金済みなのに消込されていないものがないか
• 長期間残っている売掛金がないか

などです。

試算表上の残高だけではなく、「どの取引先の、何の売掛金が残っているのか」まで確認できる状態にしておくと、回収遅れにも気づきやすくなります。

6．在庫

商品や製品を扱う会社では、棚卸資産の残高にも注目します。

売上があまり変わっていないのに在庫だけが増え続けている場合は、

• 仕入れが増えていないか
• 売れ残りが増えていないか
• 長期間動いていない商品がないか

などを確認します。

在庫は貸借対照表上では資産ですが、仕入れのために資金を使っているため、在庫の増加が資金繰りに影響することもあります。

7．借入金

借入金がある会社では、残高の推移も確認します。

見るのは借入金残高だけではありません。

• 毎月いくら返済しているか
• 今後大きな返済が予定されていないか
• 現預金とのバランスはどうか
• 借入金が増えた理由は何か

まで確認すると、今後の資金繰りを考えやすくなります。

月次試算表は「金額」より「変化」に注目する

月次試算表を経営判断に使ううえで役立つのが、過去や計画との比較です。

例えば、売上高が1,000万円という数字だけを見ても、それが良いのか悪いのか判断できません。

一方で比較対象があれば、数字の意味が見えやすくなります。

比較方法	確認できること
前月比	直近で何が変わったか
前年同月比	季節変動を踏まえてどう変わったか
予算比	計画通りに進んでいるか
年間累計	年間を通した売上・利益の進み具合

例えば、売上が予算通りでも広告宣伝費が想定以上に増えていれば、利益が予算を下回る可能性があります。

反対に、売上が大きく増えていても、一時的な大口取引によるものであれば、翌月以降も同じ水準が続くとは限りません。

「数字はいくらか」だけではなく、「前回からなぜ変わったのか」まで見ることで、試算表を経営判断に使いやすくなります。

前月から大きく変わった科目を確認する

毎月の試算表を見るときは、通常時と比べて大きく変動した科目を探します。

例えば、

• 外注費が急に増えた
• 広告宣伝費が大幅に増えた
• 売掛金が増えている
• 現預金が大きく減った
• 未払金が急増した

といった変化です。

理由が明確であれば問題のないケースもあります。

一方、「なぜこの金額になっているのか分からない」という状態であれば、元の取引や会計処理を確認します。

月次試算表を見る目的は、すべての数字を暗記することではありません。

普段と違う動きを見つけ、「なぜ変わったのか」を確認することがポイントです。

月次試算表を見る前に経理処理がどこまで完了しているか確認する

経営判断に月次試算表を使う場合は、その数字がどの時点まで処理されたものなのかも確認します。

例えば、

• 売上の計上
• 仕入・外注費などの計上
• 経費精算
• 銀行取引の記帳
• 売掛金・買掛金の確認
• 未払費用などの月次処理

が完了していなければ、その後の処理によって数字が変わる可能性があります。

「10月の試算表」と書かれていても、10月分の経理処理がすべて終わっているとは限りません。

経営者が毎月試算表を確認するときは、「何月分か」だけではなく、「月次処理がどこまで完了している数字なのか」も確認しておくと判断しやすくなります。

月次決算前に確認したい経理業務については、以下の記事で詳しく解説しています。

合わせて読みたい：経理の月末業務チェックリスト｜月次決算前に確認したい10項目

借方・貸方が一致していても会計処理がすべて正しいとは限らない

試算表では、会計帳簿に記録された借方と貸方の合計が一致していることを確認できます。

ただし、借方と貸方が一致しているからといって、すべての会計処理が正しいとは限りません。

例えば、

• 本来とは違う勘定科目へ入力した
• 同じ取引を二重に登録した
• 取引そのものを登録していない
• 金額は正しいが補助科目や取引先を間違えた

といった場合でも、借方と貸方の金額自体は一致することがあります。

そのため試算表を見るときは、合計が一致していることだけでなく、各科目の残高や前月からの変動が会社の実態と合っているかも確認します。

月次試算表が完成するのが遅いと経営判断にも使いにくい

月次試算表が経営に役立つかどうかは、「いつ数字を確認できるか」にも左右されます。

例えば、10月の試算表が完成するのが12月になってからでは、その時点ですでに11月の経営活動も終わっています。

売上の減少や費用の増加に気づいても、対応が遅れる可能性があります。

月次試算表を経営判断に利用するのであれば、毎月の経理処理を一定のスケジュールで進め、経営者が数字を確認するタイミングも決めておくと運用しやすくなります。

月次決算を早めるための経理業務については、以下の記事で解説しています。

合わせて読みたい：経理の月初業務を効率化！月次決算を早める方法

経営者が毎月見る項目を固定すると変化に気づきやすい

毎回見る数字が違うと、会社の変化を比較しにくくなります。

例えば、毎月次の順番で確認します。

1. 売上は前年・予算と比べてどうか
2. 売上総利益は確保できているか
3. 営業利益は増えているか、減っているか
4. 現預金はいくら残っているか
5. 売掛金や在庫が増えすぎていないか
6. 借入金と今後の返済に問題はないか
7. 前月から大きく変わった科目はないか

毎月同じ視点から確認すると、「いつもと違う数字」を見つけやすくなります。

さらに、大きく変動した数字について経理担当者が理由を説明できる状態になっていれば、試算表を単なる経理資料ではなく、経営判断の材料として活用しやすくなります。

経理体制そのものを見直し、経営に必要な数字を確認できる状態を整えたい場合は、以下の記事も参考になります。

合わせて読みたい：経理体制を見直すと会社はどう変わる？利益・資金繰り・生産性を改善する方法

試算表の数字を説明できない状態が続く場合は経理体制も確認する

月次試算表を確認したときに、

• 売掛金の中身が分からない
• 未払金が長期間残っている
• 現預金の残高と帳簿が合わない
• 数字が完成するまで毎月時間がかかる
• 担当者しか数字の理由を説明できない

といった状態が続く場合は、試算表の読み方だけではなく、日々の経理処理や月次決算の進め方に課題がないか確認する必要があります。

経営に数字を使うには、その数字がどの取引からできているのかを確認できる状態も必要です。

経理処理の遅れや未処理、残高差異が複数発生している場合は、個別に修正するだけではなく、経理業務全体の優先順位を整理する方法もあります。

合わせて読みたい：経理が回らない会社の立て直し方｜優先順位と7つの改善手順

よくある質問

Q1. 月次試算表はどこから見ればよいですか？

まずは、売上高、売上総利益、営業利益、現金・預金など、経営への影響が大きい数字から確認すると分かりやすくなります。

そのうえで、前月や前年同月、予算と比べて大きく変化している科目がないかを見ます。

すべての勘定科目を同じ深さで確認するのではなく、「いつもと違う数字」を見つけ、その理由を確認していくのが基本です。

Q2. 月次試算表で黒字なら、会社の資金繰りも問題ないですか？

黒字だからといって、必ずしも手元資金に余裕があるとは限りません。

売上を計上していても売掛金がまだ回収されていれば現預金は増えません。また、借入金の返済や仕入代金の支払いによって、利益が出ていても現預金が減ることがあります。

月次試算表を見るときは、利益だけでなく、現金・預金や売掛金、借入金などの残高もあわせて確認します。

Q3. 試算表の数字が前月から大きく変わっていたら、何を確認すればよいですか？

まず、その変化が実際の取引によるものかを確認します。

例えば、売上の増減、大口の仕入れ、一時的な広告費や外注費の発生など、理由が説明できれば問題のないケースもあります。

一方で理由が分からない場合は、記帳漏れや二重計上、勘定科目の誤りなどがないか元の取引までさかのぼって確認します。数字の変化そのものよりも、「なぜ変わったのかを説明できるか」が確認のポイントです。

まとめ｜月次試算表は会社の変化を見つけるために使う

月次試算表を見るときは、売上や利益だけを確認するのではなく、

• 売上高
• 売上総利益
• 営業利益
• 現金・預金
• 売掛金
• 在庫
• 借入金

などを確認します。

さらに、単月の金額だけを見るのではなく、前月・前年同月・予算などと比べて、「どの数字が変わったのか」「なぜ変わったのか」を確認することで、会社の状態を把握しやすくなります。

一方、試算表が完成するまで時間がかかる、残高の中身が分からない、数字の理由を担当者しか説明できないといった場合は、経理体制そのものを見直した方がよいケースもあります。

経営に必要な数字を早く確認するためには、毎月の記帳や請求・支払、残高確認などの日常的な経理処理を継続して進める必要があります。

「毎月の経理処理に時間がかかる」「数字を確認したいのに試算表がなかなか完成しない」といった場合は、経理業務を外部へ任せることも選択肢の一つです。

まるまる経理では、企業の状況に合わせた経理業務のサポートを行っています。