「経理担当者には、具体的にどこまでの仕事を任せればよいのだろう」
「会社の経理業務を一度整理したいが、そもそも何があるのか把握できていない」
このように感じている経営者や経理担当者もいるのではないでしょうか。
経理というと、領収書を整理したり会計ソフトへ仕訳を入力したりする仕事をイメージしやすいですが、実際にはそれだけではありません。
請求書の発行、入金確認、支払管理、経費精算、売掛金・買掛金の管理、月次決算、年次決算の準備など、会社のお金に関わるさまざまな業務があります。
特に中小企業では、一人の担当者が複数の経理業務を担っているケースもあります。そのため、まずは「会社の経理にはどのような業務があるのか」を整理しておくことが、経理体制を見直す第一歩になります。
この記事では、中小企業で発生する主な経理業務を日次・月次・年次に分けて整理します。
なお、実際の担当範囲や処理頻度は、会社の規模、業種、取引量、利用しているシステムなどによって異なります。
合わせて読みたい：経理体制を見直すと会社はどう変わる？利益・資金繰り・生産性を改善する方法
中小企業の経理業務一覧
経理業務は、処理するタイミングによって大きく日次・月次・年次に分けられます。
| 区分 | 主な経理業務 |
|---|---|
| 日次業務 | 現金・預金の入出金確認、領収書・請求書などの整理、会計ソフトへの入力、経費処理など |
| 月次業務 | 請求書発行、入金確認、支払準備、売掛金・買掛金管理、経費精算、残高確認、月次決算など |
| 年次業務 | 年次決算の準備、棚卸、固定資産の確認、債権・債務の確認、決算資料の整理など |
ただし、すべての会社で同じ業務が発生するわけではありません。
例えば、在庫を持たない会社であれば商品在庫の棚卸は発生しません。また、給与計算を経理担当者が行う会社もあれば、人事・労務担当者や外部の専門家が担当する会社もあります。
自社の経理業務を整理するときは、この一覧をそのまま当てはめるのではなく、「自社ではどの業務が発生しているか」を一つずつ確認していくことがポイントです。
経理の日次業務
日次業務は、日々の取引を記録し、後から取引内容を確認できる状態にしておくための業務です。
会社によっては毎日ではなく、数日分をまとめて処理する場合もあります。
現金・預金の入出金を確認する
会社の銀行口座や現金について、入金・出金があったかを確認します。
例えば、
- 取引先からの入金
- 仕入先への支払い
- 経費の支払い
- 銀行口座からの自動引き落とし
- 現金で支払った経費
などです。
銀行明細や現金の動きと帳簿を照らし合わせることで、記帳漏れや二重計上などにも気付きやすくなります。
特に現金を扱う会社では、実際の現金残高と帳簿残高に差が生じていないかを定期的に確認しておく必要があります。
領収書・請求書などの証憑を整理する
取引を会計ソフトへ記録するためには、その根拠となる資料が必要です。
代表的な資料には、領収書、レシート、請求書、銀行明細、クレジットカード明細などがあります。
紙で届く資料だけでなく、PDFやメール、クラウドサービス上で受け取る資料もあるため、
「どこに保存するのか」
「誰が経理へ共有するのか」
といったルールも決めておくと確認しやすくなります。
資料が複数の場所に分散していると、月末になってから「請求書が見つからない」「領収書が提出されていない」といった状況が起こりやすくなります。
会計ソフトへ取引を記録する
領収書、請求書、銀行明細などを確認しながら、会社で発生した取引を会計ソフトへ記録します。
対象となるのは、売上や仕入だけではありません。
経費、銀行からの引き落とし、借入金の返済など、会社で発生するさまざまな取引を確認します。
取引内容が資料だけでは分からない場合は、経理担当者だけで判断せず、実際に取引を行った担当者へ確認する仕組みも必要です。
不明な取引をそのままにすると、月末や決算時にまとめて確認することになり、経理業務が滞る原因になります。
経費や立替払いを確認する
従業員や役員が会社のために支払った経費について、申請内容や領収書などを確認します。
確認する内容には、
- 何のために支払ったものか
- 金額が申請内容と一致しているか
- 必要な証憑がそろっているか
- 社内ルールに沿った申請になっているか
などがあります。
経費の承認を誰が行うかは会社によって異なります。経理担当者が内容を確認し、部門責任者や経営者が最終承認する、といった役割分担を設けるケースもあります。
経理の月次業務
月次業務では、1カ月間に発生した取引を整理し、請求・入金・支払・残高などを確認します。
日次業務が正しく行われていても、月単位で確認しなければ見つけにくい未処理や残高差異があります。
そのため、月末から翌月初にかけて複数の業務が集中しやすくなります。
請求書を発行して売掛金を管理する
取引先へ請求する売上について、請求内容を確認して請求書を発行します。
請求書を発行した後は、予定どおり入金されているかを確認することも経理業務の一つです。
入金が確認できたら売掛金と照合し、未入金となっている取引がないかを確認します。
請求書を発行するだけではなく、「請求した金額が実際に入金されるところまで確認する」ことで、売掛金の残高を管理しやすくなります。
仕入先からの請求書を確認して支払準備をする
取引先や仕入先から届いた請求書を確認し、支払予定を整理します。
会社によって流れは異なりますが、一般的には請求内容や金額を確認し、支払予定を整理したうえで、必要に応じて振込データなどを準備します。
一方、実際に支払いを承認する人と、振込データを作成する人を分けている会社もあります。
支払業務では、経理担当者だけで完結させるのではなく、作成・確認・承認の役割を整理しておくことも大切です。
経費精算を締める
従業員から提出された経費精算について、一定期間ごとに申請内容を確認します。
申請漏れや証憑不足がある場合は、月次決算を進める前に確認が必要になることがあります。
経費申請の締め日や提出方法が決まっていないと、月次処理のたびに経理担当者が個別に資料を集めることになり、作業が遅れやすくなります。
給与に関する経理処理を行う
会社によっては、給与計算や給与に関する会計処理も経理業務に含まれます。
ただし、給与計算を誰が担当するかは会社によって異なります。
経理担当者が対応する場合もあれば、人事・労務担当者や外部の専門家が担当し、経理では確定した給与データをもとに会計処理を行う場合もあります。
そのため、経理業務を整理するときは、給与に関するどこまでの業務を誰が担当しているかを確認しておきます。
現金・預金・売掛金・買掛金などの残高を確認する
月次処理では、会計ソフトに入力した数字だけを見るのではなく、実際の資料と帳簿残高が一致しているかを確認します。
主な確認対象は、
- 現金
- 普通預金などの銀行口座
- 売掛金
- 買掛金
- 未払金
などです。
例えば、銀行口座の実際の残高と帳簿上の残高が一致していなければ、記帳漏れや二重計上などが残っている可能性があります。
残高差異を翌月へ持ち越さないよう、月次で確認する仕組みを作っておくと原因を追いやすくなります。
月次決算を行う
日々の仕訳入力が終わっただけでは、その月の経理がすべて完了したとは限りません。
月次決算では、入力した取引だけでなく、未処理となっている取引や各勘定科目の残高なども確認し、その月の数字を整理します。
月次決算が早く終われば、経営者も売上や利益、資金の状況を早い段階で確認しやすくなります。
一方で、請求書や経費申請が集まらない、不明取引が残っている、残高確認が終わらないといった状態では、月次決算も遅れやすくなります。
合わせて読みたい：経理の月初業務を効率化！月次決算を早める方法
合わせて読みたい：経理の月末業務チェックリスト｜月次決算前に確認したい10項目
経理の年次業務
年次業務では、1年間に行ってきた経理処理をもとに、決算に向けた確認や資料整理を行います。
ここでいう年次業務は「1月には何をする」「2月には何をする」といった年間スケジュールではなく、年に一度または決算時期などに確認する代表的な経理業務です。
年次決算に向けて1年間の数字を確認する
決算では、毎月の経理処理をもとに、1年間の売上や費用、資産・負債などを確認します。
月次で処理できていない取引や確認待ちの項目が多く残っていると、決算時に確認事項が集中してしまいます。
そのため、年次決算だけを独立した作業として考えるのではなく、日々・毎月の経理処理を積み重ねておくことが欠かせません。
棚卸を確認する
商品や製品、原材料などの在庫を保有している会社では、決算時に棚卸が必要になる場合があります。
帳簿上の在庫だけではなく、実際に保有している数量などを確認し、差異がないかを確認します。
在庫を持たない業種では対象にならないため、自社の事業内容に合わせて確認します。
固定資産を確認する
建物、設備、車両、パソコンなど、会社で保有している固定資産について確認します。
1年間のうちに、
- 新しく取得したもの
- 売却したもの
- 廃棄したもの
- 使用しなくなったもの
などがないかを整理します。
固定資産の会計・税務上の取り扱いは内容によって判断が必要になることがあるため、不明な場合は税理士等の専門家へ確認します。
売掛金・買掛金・未払金などの残高を確認する
決算時には、長期間残っている売掛金、買掛金、未払金などについても確認します。
「なぜこの残高が残っているのか」を説明できない状態であれば、過去の入金・支払・仕訳などを確認する必要があります。
毎月残高を確認していれば原因を探す範囲を絞りやすくなりますが、長期間確認していない場合は過去の資料までさかのぼることがあります。
決算や税務に必要な資料を整理する
決算や税務申告に向けて、必要な帳簿や証憑、残高に関する資料などを整理します。
経理担当者が行うのは、日々の取引を記録し、必要な資料や数字を確認できる状態にしておくことです。
税務判断や税務申告を外部へ依頼する場合は、税理士への確認・依頼が必要になります。
中小企業では「誰が経理業務を担当するか」まで整理する
経理業務を一覧にするだけでは、実際の業務は回りません。
「誰が処理するのか」「誰が確認するのか」「誰が承認するのか」まで決めておく必要があります。
例えば、次のような役割分担が考えられます。
| 業務 | 担当の例 |
|---|---|
| 売上・請求内容の確定 | 営業・事業部門 |
| 請求書の作成・発行 | 経理 |
| 入金確認 | 経理 |
| 経費申請 | 各従業員 |
| 経費内容の確認 | 経理 |
| 支払データの作成 | 経理 |
| 支払の最終承認 | 経営者・責任者 |
| 会計ソフトへの記帳 | 経理 |
| 月次資料の作成 | 経理 |
| 経営判断 | 経営者 |
このように整理すると、経理担当者が会社のすべての業務を一人で判断するわけではないことが分かります。
経理では処理できても、
「この請求金額で正しいのか」
「この支払いを実行してよいのか」
といった判断は、営業担当者や経営者など別の担当者による確認が必要な場合があります。
経理担当者だけに情報と判断が集中しない仕組みを作っておくことが、業務を継続しやすい体制につながります。
経理業務を整理するときに確認したい5つのポイント
自社の経理業務を見直すときは、まず現在行っている業務を書き出します。
そのうえで、次の5点を確認すると整理しやすくなります。
1．どのような経理業務があるか
請求、入金、支払、記帳、経費精算、月次決算など、現在行っている業務を一覧にします。
「昔からやっているから」という理由だけで残っている作業がないかも確認します。
2．いつ行う業務なのか
日次、月次、年次など、業務ごとの頻度を整理します。
さらに月次業務であれば、「月末まで」「翌月初」など社内の締め時期も確認しておくと、業務の集中時期が見えやすくなります。
3．誰が担当しているか
各業務について、現在の担当者を確認します。
一覧にしてみると、一人の担当者に多くの業務が集中していることに初めて気付く場合もあります。
特定の担当者しか処理方法を知らない業務が多ければ、退職や休職時に経理が止まる可能性があります。
4．どの資料やシステムを使っているか
業務ごとに必要となる資料やシステムも整理します。
例えば、
「請求書はメール」
「領収書は紙」
「経費申請は別のクラウドサービス」
「会計処理は会計ソフト」
というように情報が分散している場合、経理担当者が複数の場所から資料を集めなければなりません。
資料の保存場所や共有方法まで確認すると、改善すべき部分を見つけやすくなります。
5．担当者が不在でも業務を続けられるか
経理担当者が休んだときに、どの業務が止まるのかも確認します。
特に、
- 支払
- 請求
- 給与関連
- 月次決算
など、期限や社内スケジュールがある業務は注意が必要です。
担当者しか処理方法が分からない場合は、業務手順や保存場所、確認先などを整理しておく必要があります。
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経理業務が回らない場合は「人数」だけでなく体制を見直す
経理業務を一覧にしてみると、自社の課題が見えてくることがあります。
例えば、一人の担当者に請求・支払・経費精算・記帳・月次決算まで集中している場合、単純に作業量が多いだけでなく、担当者が不在になったときに業務を継続しにくくなります。
また、社長自身が日々の記帳や請求書処理に多くの時間を使っている会社では、経理作業のために本来の経営業務へ使う時間が減ってしまうこともあります。
このような場合、すぐに人を増やすことだけが解決策とは限りません。
現在の業務を整理したうえで、
- 社内で担当する業務
- 業務フローを見直す部分
- システムで減らせる作業
- 外部へ任せる業務
を分けて考える方法があります。
特に「すべての経理業務を社内で抱える必要があるか」という視点で確認すると、現在の会社規模に合った経理体制を考えやすくなります。
経理業務を外部へ任せる方法について全体像を確認したい場合は、以下の記事で解説しています。
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まとめ
中小企業の経理には、日々の記帳だけでなく、請求書発行、入金確認、支払管理、経費精算、残高確認、月次決算、年次決算の準備など、さまざまな業務があります。
まずは自社で行っている経理業務を一覧にし、
「何をしているのか」
「いつ処理しているのか」
「誰が担当しているのか」
「誰が確認・承認しているのか」
を整理してみると、現在の経理体制の課題が見えやすくなります。
その結果、「一人の担当者に業務が集中している」「月末・月初になると処理が追いつかない」「社長自身が経理に多くの時間を使っている」といった状況が分かることもあります。
経理業務は、すべてを社内だけで抱える必要はありません。
業務分担や運用方法を見直したうえで、必要な部分を外部へ任せることも選択肢の一つです。
まるまる経理では、企業ごとの経理体制や業務量に合わせて、日々の経理業務や経理体制づくりをサポートしています。
「どの業務を社内に残せばよいか分からない」「経理担当者の負担が大きくなっている」といった場合は、現在の業務を整理するところから検討してみてください。
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