プライバシーポリシー

個人情報保護方針

合同会社AKS（以下「当社」）は、経理代行サービス「まるまる経理」を提供する事業者として、お預かりする個人情報および会計・財務データの重要性を深く認識し、以下の方針に基づき適切に取り扱います。本方針は当社が保有・処理するすべての個人情報に適用します。

1. 収集する個人情報および利用目的

当社は、業務遂行に必要な範囲で、適法かつ公正な手段により個人情報を収集し、以下の目的のために利用します。

• 収集する主な項目：氏名、住所、電話番号、メールアドレス、会社名・部署・役職、請求先情報、振込先口座情報、会計に関する書類（請求書、領収書、通帳写し、給与明細等）、契約に必要な法人情報およびサービス提供に必要なその他の情報。
• 利用目的：
  • サービス提供および契約の履行（経理代行、記帳、試算表作成、給与計算、請求・入金管理等）
  • 請求・入金管理および経理処理
  • お問い合わせ対応および契約に関する連絡
  • 法令に基づく対応
  • サービス改善のための分析（個人を特定できない形で実施）

注記：当社にグループ会社はありません。また、採用応募情報、セミナー・イベント案内、FAX送付等の目的で個人情報を利用することはありません。

2. 第三者提供・業務委託・再預託

第三者提供の原則：当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

• ご本人の同意がある場合
• 法令に基づく場合（公的機関からの要請等）
• サービス提供のために業務委託先へ提供する場合

業務委託：当社は、業務の一部（クラウドストレージ、バックアップ、決済処理、システム運用等）を外部事業者に委託することがあります。委託先は当社基準で選定し、委託契約により安全管理措置および秘密保持を義務付け、適切に監督します。

決済処理：クレジットカード決済は決済代行事業者を利用して処理します。カード番号等の機微情報は当社で保持しないか、保持する場合は厳格に管理します。決済に関するお問い合わせやチャージバック対応は決済代行事業者およびカード会社の規定に従います。

3. 会計・財務データの取扱いと保存期間

• 機微情報の取扱い：仕訳データ、請求書、領収書、銀行明細、給与関連情報等の会計・財務データは特に機微性の高い情報として取り扱い、サービス提供に必要な範囲でのみ利用します。
• 保存期間：当社は、会計帳簿および関連書類について、税法その他の法令で定められた保存期間（原則として7年間等）に従い保管します。法令により長期保存が必要な場合は当該法令に従って保管します。保存期間経過後は、安全な方法で速やかに廃棄または匿名化します。
• 保管場所：データの保管場所およびバックアップ方針は、契約に基づき適切に管理し、必要に応じて安全対策を講じます。

4. セキュリティ対策

• 組織的措置：個人情報保護の責任者を定め、取扱いルールを文書化して運用します。必要に応じて見直しを行います。
• 人的措置：個人情報にアクセスできるのは業務上必要な者のみとし、機密保持の重要性を周知します。退職時には速やかにアクセス権を解除します。
• 物理的措置：紙の書類は施錠可能な場所で保管し、不要になった書類はシュレッダー等で廃棄します。
• 技術的措置：パスワード管理、アクセス制御、通信の暗号化（TLS等）、定期的なバックアップを実施します。外部サービス利用時は提供元のセキュリティ基準を確認します。
• インシデント対応：漏えい等の疑いが生じた場合は速やかに事実確認を行い、影響範囲と原因を特定して是正措置を実施します。重大な事案と判断した場合は、関係者へ速やかに通知します。

5. 開示・訂正・利用停止等の請求および苦情対応

ご本人からの個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止等の請求は、本人確認のうえ、合理的な範囲で速やかに対応します。請求方法および手続きの詳細は下記窓口までご連絡ください。請求に際しては本人確認書類の提出をお願いする場合があります。苦情や相談についても同窓口で受け付け、適切に対応します。

6. 法令遵守・継続的改善・方針の変更

当社は、個人情報保護に関する法令およびその他の規範を遵守し、個人情報保護体制を定期的に点検・見直し、継続的に改善します。本方針は必要に応じて改定することがあり、改定した場合は当社ウェブサイト上でお知らせします。